10 consejos para crear cuadros de mando con Excel

Introducción

A Panel Por lo general, se trata de una interfaz gráfica de usuario que ofrece vistas rápidas de métricas clave e indicadores de rendimiento relevantes para un objetivo o proceso empresarial en particular. Con un panel de control, las organizaciones están mucho mejor preparadas para comprender rápidamente la salud actual de su negocio, analizar tendencias y detectar problemas antes de que se conviertan en catástrofes.

Los paneles de control pueden ser herramientas de comunicación extremadamente poderosas, ya que capturan grandes cantidades de datos en imágenes fáciles de entender. En definitiva, el uso de paneles de control de datos para mostrar rápidamente métricas operativas beneficia a una empresa en múltiples frentes, desde ahorros de costos hasta una mayor productividad de los trabajadores.

En esta entrada del blog, le proporcionaremos 10 consejos prácticos sobre cómo crear un panel eficaz con Excel. Con unas sencillas pautas y unos pocos clics, podrá sacar el máximo partido a sus valiosos datos.

Comprender los requisitos

Para crear excelentes paneles de control con MS Excel es necesario establecer las expectativas desde el principio y diseñar la estructura. El primer paso para crear paneles de control eficaces con Excel es comprender los requisitos.

Identificar el objetivo principal

Antes de comenzar cualquier proyecto, es fundamental identificar el objetivo principal del tablero de control. Es importante comprender el propósito del tablero de control y determinar las métricas importantes que deben destacarse en él. Este paso ayudará a identificar el estado final deseado y a configurar la estructura de datos adecuada para desarrollar el tablero de control.

Recopilar datos para completar el panel

El siguiente paso es buscar y recopilar todas las fuentes de datos relevantes para completar el panel. Las fuentes de datos pueden incluir registros de servidores, API externas y servicios de terceros. Es importante decidir el tipo de datos que se deben mostrar en el panel y obtener los datos necesarios de las fuentes.

Especificar preferencias de diseño

La decisión sobre el diseño del tablero es una parte fundamental para crear un tablero eficaz. El diseño del tablero debe ser visualmente atractivo y debe respaldar el contenido. El diseñador debe centrarse en encontrar el equilibrio entre la visualización de los datos y la estética. Además, es importante mantener la coherencia en el diseño del tablero y utilizar un formato y un estilo uniformes.

Utilizar datos

Recopilar los datos necesarios es uno de los pasos más importantes para crear un cuadro de mandos exitoso con Excel. El siguiente paso es utilizar esos datos de la manera más eficaz. Tenga en cuenta los siguientes consejos al utilizar datos para crear cuadros de mandos con Excel.

Disponibilidad de funciones

Al trabajar con Excel, pueden estar disponibles determinadas funciones según la versión del software. Para garantizar la mejor experiencia de usuario al crear un panel, consulte la disponibilidad de funciones y la documentación. De esta manera, se pueden utilizar las funciones adecuadas al crear el panel.

Formatos de datos

Para que los paneles sean útiles, los datos deben tener el formato correcto. Se pueden utilizar varios tipos de archivos de datos para los paneles. Los tipos de archivos más comunes para los paneles incluyen libros de trabajo de Excel, bases de datos de Access, archivos de texto y documentos XML.

Solución de problemas

Al crear un panel, pueden surgir discrepancias en los datos y otros errores. Para garantizar la precisión del panel y de los datos, solucione los problemas que surjan. Esto se puede hacer comprobando la fuente de datos, los tipos de datos y los valores de los campos para identificar los problemas y resolverlos.

Tipos de visualización

Al crear un panel con Excel, existen varios tipos de visualizaciones que puede utilizar para transmitir su mensaje de manera eficaz. Entre ellas, se incluyen gráficos de líneas y barras, mapas de calor y gráficos de burbujas. Profundicemos y exploremos las diferentes opciones de visualización.

Gráficos de líneas y barras

Los gráficos de líneas y barras son uno de los tipos de elementos visuales más utilizados en los paneles. Este tipo de gráfico es simple y fácil de interpretar, lo que lo convierte en una excelente opción para resumir y mostrar datos rápidamente. Puede utilizar gráficos de líneas y barras para comparar tendencias a lo largo del tiempo o para comparar las diferencias entre conjuntos de datos.

Mapas de calor

Los mapas de calor son una excelente manera de visualizar información compleja de forma rápida y sencilla. Los mapas de calor muestran la información en bloques de color, donde el color del bloque corresponde a la intensidad de los datos. Los mapas de calor son ideales para visualizar diferencias en grandes conjuntos de datos, ya que los bloques facilitan la identificación de áreas de los datos que pueden necesitar más atención.

Gráficos de burbujas

Los gráficos de burbujas son otro tipo de visualización que se utiliza habitualmente en los paneles. Los gráficos de burbujas son gráficos interactivos que permiten explorar los datos en tres dimensiones. Cada «burbuja» del gráfico representa un punto de datos o una categoría diferente, y el tamaño de la burbuja representa la solidez o la magnitud de los datos. Los gráficos de burbujas son ideales para mostrar relaciones entre diferentes puntos de datos y para identificar rápidamente valores atípicos.

Formato

Al crear un panel de control con Microsoft Excel, el formato es de suma importancia. Los paneles de control se utilizan para transmitir información de forma rápida y sencilla, por lo que es importante asegurarse de que el formato sea eficiente, atractivo y organizado. A continuación, se ofrecen algunos consejos para dar formato a los paneles de control con Microsoft Excel:

Bandera

Establecer un esquema de colores uniforme es el primer paso para crear un formato de panel atractivo y eficaz. Una forma de lograrlo es asignar colores a los conjuntos de datos, lo que permite al usuario seguir fácilmente la progresión de los datos importantes. Además, el uso de colores brillantes para destacar los puntos de datos importantes hará que el aspecto general sea más atractivo y legible.

Texto

Además de los colores, el formato del texto es esencial para la legibilidad del panel. El tamaño de fuente, el estilo y la negrita deben utilizarse para destacar elementos importantes o llamar la atención sobre ellos. El uso de la misma fuente para todo el panel garantizará que el estilo general sea uniforme.

Formas

El uso de formas para enmarcar cada elemento individual del panel de control hará que este sea más coherente y organizado visualmente. Tener una forma separada para cada elemento también hace que las diferentes secciones del panel de control sean más fáciles de identificar y navegar. Además, agregar flechas y líneas para ayudar a unir los componentes puede ser un elemento de diseño útil que no afectará la legibilidad del panel de control.

Herramientas a utilizar

Al crear un panel con Excel, uno de los pasos más importantes es elegir las herramientas adecuadas para utilizar. Tres de las más comunes son los gráficos dinámicos, los minigráficos y PowerBI. Analicemos cada una de ellas con más detalle.

Gráficos dinámicos

Los gráficos dinámicos son representaciones gráficas de datos, similares a los gráficos de barras o circulares típicos. Permiten a los usuarios ver tendencias y valores atípicos rápidamente, lo que los hace ideales para un panel de control. Los gráficos dinámicos se pueden personalizar fácilmente, lo que le permite cambiar etiquetas, títulos de ejes, colores y agregar elementos adicionales como marcadores de promedio/mediana.

Minigráficos

Los minigráficos son gráficos pequeños y sencillos que se pueden insertar directamente en una celda de una hoja de cálculo de Excel. Ofrecen una representación visual sucinta de un conjunto de datos numéricos, lo que los hace perfectos para comparar valores. Los minigráficos son una excelente manera de obtener rápidamente una instantánea de las tendencias con unos pocos clics.

Power BI

PowerBI es una colección de herramientas de inteligencia empresarial de Microsoft. PowerBI le permite crear paneles de control interactivos y visualmente atractivos con muchas de las mismas capacidades que los gráficos básicos de Excel, pero con funciones adicionales como modelado de datos, transformaciones de datos y análisis. PowerBI también ofrece capacidades sencillas de publicación y uso compartido, lo que lo convierte en una opción ideal para crear un panel de control profesional y sofisticado.

Conclusión

Los paneles de control son una herramienta esencial para mantenerse organizado y medir el progreso hacia los objetivos. Excel es una herramienta poderosa para crear paneles de control eficientes y puede ser utilizada por personas con una variedad de antecedentes técnicos. Desde visualizaciones de datos hasta diseños fáciles de usar, los diez consejos mencionados en este artículo lo ayudarán a crear paneles de control efectivos y eficientes con Excel.

Resumen de beneficios

Las principales ventajas de utilizar Excel para crear paneles son la simplicidad, la escalabilidad y la posibilidad de personalización. Excel es una gran herramienta tanto para principiantes como para expertos a la hora de crear paneles personalizados. Con sus funciones integradas, Excel ofrece funciones para filtrar, ordenar y calcular los datos para mayor claridad. Puede personalizar fácilmente las visualizaciones y aplicar técnicas avanzadas como el formato condicional y las macros para lograr los resultados deseados.

Próximas mejoras de Excel

Microsoft mejora continuamente la arquitectura de Excel. Excel también actualiza periódicamente su versión y añade nuevas funciones para que sea adecuado para análisis de datos más complejos. Se han añadido nuevas capacidades de alto rendimiento que permiten gestionar conjuntos de datos más grandes y complejos con facilidad.

Sugerencias para mejorar

• Comience por limpiar los datos: verifique si hay datos no válidos o con formato incorrecto y edítelos para garantizar un conjunto de datos limpio.
• Asegúrate de que las visualizaciones y los gráficos que utilices sean eficaces y significativos. No elijas demasiados colores ni tamaños de texto. Mantenlo simple.
• Incluya funciones avanzadas como formato condicional y macros para agregar más potencia a su panel.
• Siempre obtenga una vista previa antes de publicar y busque imprecisiones en los datos o la visualización.
• Si se trata de un tablero complejo con grandes volúmenes de datos, utilice Power Pivot para unir datos y crear visualizaciones potentes.