Errores comunes en las cuentas por cobrar y cómo evitarlos

Introducción

Cuentas por cobrar es un término financiero utilizado por una empresa para describir el dinero que les deben los clientes por bienes y servicios vendidos a crédito. Mantener registros de cuentas por cobrar precisos y actualizados es esencial para el éxito de cualquier negocio. Desafortunadamente, pueden ocurrir errores comunes al procesar las cuentas por cobrar, lo que resulta en pérdidas de ganancias.

En esta publicación de blog, analizaremos los errores más comunes en las cuentas por cobrar y cómo evitarlos.

Cargos incorrectos de impuestos sobre las ventas

El impuesto sobre las ventas es una de las partes más integrales de cualquier transacción comercial, por lo que es importante comprender las reglas y regulaciones que lo rodean. Desafortunadamente, hay varios errores que las empresas pueden cometer con el impuesto sobre las ventas, lo que resulta en multas y tarifas costosas. En este capítulo, veremos dos de los errores más comunes y cómo evitarlos.

Falta de conocimiento sobre las normas regionales y nacionales de impuestos sobre las ventas.

Es fácil suponer que las normas y regulaciones del impuesto sobre las ventas son las mismas en todas las regiones, pero no es así. Diferentes jurisdicciones pueden tener diferentes requisitos y es importante comprenderlos y cumplirlos todos. Por ejemplo, es posible que deba recaudar impuestos sobre las ventas en algunas ubicaciones, mientras que en otras no. Si su empresa vende artículos o servicios en varias ubicaciones, debe investigar las regulaciones de cada una de esas áreas con respecto al impuesto sobre las ventas y asegurarse de seguirlas correctamente.

No configurar el código de impuesto sobre las ventas en el software

Además de comprender las reglas y regulaciones de cada área, también debes asegurarte de que tu software de contabilidad esté configurado correctamente. Debe asegurarse de que el software esté configurado para recaudar el impuesto sobre las ventas en las ubicaciones correctas, calcularlo correctamente y luego presentarlo adecuadamente en la agencia correcta. Si su software no está configurado correctamente, es posible que tenga que pagar tarifas, multas o intereses por pagos atrasados.

Es importante tener en cuenta que el cumplimiento del impuesto sobre las ventas puede ser un proceso complejo y que requiere mucho tiempo; por lo tanto, puede ser beneficioso subcontratarlo a un profesional calificado. Subcontratar a un experto significa que puede tener la tranquilidad de saber que todos sus impuestos sobre las ventas se calculan y presentan correctamente, además de a tiempo.

Reembolso inadecuado por uso de tarjeta de crédito

Los pagos con tarjeta de crédito requieren un error común que se comete a menudo durante el proceso de cuentas por cobrar. El reembolso por el uso adecuado de la tarjeta de crédito es esencial para las empresas que buscan no sólo aumentar sus ganancias, sino también brindar un servicio eficiente a sus clientes.

No tener en cuenta las tarifas de procesamiento de tarjetas de crédito

Cuando recibe el pago de un cliente, es fundamental comprender qué parte del dinero del cliente se destinará a las tarifas de procesamiento de la tarjeta de crédito. Estas tarifas pueden variar mucho según el proveedor de servicios de tarjeta de crédito y, si no se contabilizan adecuadamente, pueden provocar pérdidas financieras importantes para la empresa.

Hacer un seguimiento de las tarifas de procesamiento de cada tipo de tarjeta puede resultar difícil, pero hay algunos pasos que puede seguir para asegurarse de que se le reembolse adecuadamente. En primer lugar, busque procesadores de tarjetas de crédito que le permitan establecer sus propias tarifas de procesamiento, de modo que el monto correcto siempre se refleje cuando se facture al cliente. Además, explore el uso de software de terceros para automatizar el procesamiento de pagos con tarjeta de crédito. Esto lo mantendrá actualizado sobre las tasas de su tarjeta de crédito y también garantizará que se le reembolse el monto correcto de los pagos de los clientes.

Sin considerar las tasas de tarjetas de crédito específicas del cliente

Otro factor a considerar cuando se trata de reembolsos por uso de tarjetas de crédito son las tasas de tarjetas de crédito específicas del cliente. Diferentes compañías de tarjetas de crédito ofrecen a los clientes una variedad de tarjetas con diferentes tasas de interés. Cuando se realizan reembolsos, deben basarse en la tasa de tarjeta de crédito individual del cliente. Por ejemplo, si un cliente utiliza una tarjeta con una tasa de interés más baja, se debe reembolsar a la empresa el monto que refleje esa tasa más baja.

Para garantizar el reembolso adecuado de los pagos con tarjeta de crédito de los clientes, considere utilizar un software que pueda rastrear automáticamente las tarifas específicas del cliente. Esto ayudará a asegurarse de reembolsar a los clientes según la tarifa correcta y ayudará a evitar discrepancias en los pagos. Además, también deberías buscar programas de fidelización de clientes u otros programas de recompensas que puedan vincularse a los pagos con tarjeta de crédito. Esto puede alentar a los clientes a utilizar la misma tarjeta de crédito en el futuro, lo que resultará en reembolsos más precisos.

Cargos por pagos atrasados ​​aplicados erróneamente

Aplicar cargos por pagos atrasados ​​a las cuentas de los clientes es una práctica común con la que la mayoría de los equipos de cuentas por cobrar están familiarizados. Desafortunadamente, seguir esta práctica estándar descuidadamente puede tener un efecto adverso en las relaciones con los clientes y, en algunos casos, generar problemas legales. Es importante ser consciente de los errores comunes que pueden ocurrir al aplicar cargos por pagos atrasados ​​y aprender cómo evitarlos para proteger a su empresa.

Malentendido de las leyes locales sobre pagos atrasados

La mayoría de los estados tienen leyes que regulan la cantidad de dinero que una empresa puede cobrar como recargo por pagos atrasados. Para que las empresas sigan cumpliendo con las leyes locales, es importante mantenerse actualizado sobre las regulaciones de su área. Algunas leyes pueden estipular que los cargos por pagos atrasados ​​no pueden exceder un cierto porcentaje del monto total de la factura o pueden exigir que las empresas envíen notificaciones sobre cargos por pagos atrasados ​​a los clientes antes de cobrarlos. Revise las leyes y regulaciones pertinentes con regularidad para asegurarse de que las tarifas que aplica a las cuentas de los clientes cumplan.

Confusión entre las condiciones de pago del cliente

También es importante comprender las condiciones de pago que acordaron sus clientes. Dependiendo de los términos del acuerdo, los clientes pueden tener una cierta cantidad de días para pagar sus facturas sin incurrir en cargos por pagos atrasados. Además, su empresa también podrá ofrecer descuentos por pagos anticipados. Un error en la comprensión de las condiciones de pago del cliente puede resultar en la aplicación de cargos por pagos atrasados ​​a cuentas donde no se deben pagar. Para eliminar cualquier margen de error, implemente un sistema para realizar un seguimiento de las condiciones de pago y las fechas de vencimiento de cada cuenta de cliente.

• Manténgase actualizado sobre las leyes locales de pagos atrasados ​​para garantizar el cumplimiento.
• Cree un sistema para realizar un seguimiento de las condiciones de pago y las fechas de vencimiento de los clientes.

No recuperar facturas impagas

Los pagos no cobrados y no recuperados pueden generar rápidamente una carga financiera para cualquier negocio. Para garantizar que las facturas se paguen en su totalidad y a tiempo, es importante evitar errores comunes al tratar con cuentas por cobrar.

Ignorar el historial de pagos del cliente

Es esencial considerar tanto el historial de pagos como el puntaje crediticio del cliente al decidir si otorgar crédito o no. El historial de pagos de cada cliente debe ser monitoreado y tenido en cuenta antes de decidir emitir una factura o no.

No tener esto en cuenta puede provocar grandes retrasos en el pago o, peor aún, una factura impaga.

No estar al tanto de las facturas vencidas

Una vez que una factura está vencida, es esencial estar al tanto de la situación y hacer un seguimiento con el cliente de manera oportuna. De no hacerlo, el cliente puede volverse complaciente y no pagar la factura en absoluto.

Es importante mantenerse en comunicación con el cliente y recordarle sus obligaciones para incentivar el pago. Enviar avisos de cortesía, fomentar recordatorios de pago y ofrecer planes de pago son estrategias efectivas para obtener el pago.

No implementar la automatización

Para las empresas, la automatización puede ser un factor clave para la eficiencia y el éxito. La implementación de la automatización de las cuentas por cobrar puede ayudar a reducir el trabajo manual y la posibilidad de errores humanos. Sin automatización, las empresas pueden encontrarse sin enviar recordatorios de pago o sin invertir en herramientas que les ayuden con las cuentas por cobrar.

Faltan recordatorios de pago automatizados

Un sistema de recordatorio de pago automatizado ayuda a garantizar que los clientes paguen a tiempo. Las empresas pueden establecer sus propias condiciones de pago para los clientes, como permitir un período de gracia de 15 días antes de enviar un correo electrónico de recordatorio. Estos recordatorios automáticos pueden ayudar a recordar a los clientes las facturas que requieren pago, reduciendo la posibilidad de que los clientes olviden o retrasen el pago.

Negarse a invertir en software de cuentas por cobrar

El software de cuentas por cobrar puede ayudar a las empresas a monitorear las cuentas y los pagos de los clientes. Este software facilita el seguimiento del dinero que ingresa, la organización de datos y la administración de cuentas. Invertir en este tipo de software es una buena manera de garantizar que las empresas siempre tengan acceso a información precisa y actualizada sobre sus clientes y cuentas.

• El sistema de recordatorio de pago automatizado ayuda a garantizar que los clientes paguen a tiempo.

• El software de cuentas por cobrar ayuda a las empresas a administrar las cuentas.

• Invertir en software de cuentas por cobrar es una buena manera de realizar un seguimiento de los datos de los clientes y del dinero que ingresa.

Conclusión

Los errores en las cuentas por cobrar ocurren con demasiada frecuencia, pero con la comprensión y la preparación adecuadas, puede minimizar su ocurrencia. Seguir los pasos descritos anteriormente puede ayudarle a minimizar los errores comunes en las cuentas por cobrar y optimizar su proceso de cuentas por cobrar. Con prácticas sólidas de cuentas por cobrar, su empresa puede garantizar pagos precisos y puntuales, reducir la deserción y crear mejores relaciones con los clientes.

Describiendo los pasos que las empresas pueden tomar para evitar errores comunes en las cuentas por cobrar

Para garantizar cuentas por cobrar precisas y oportunas, las empresas deben centrarse en:

• Establecer términos y condiciones claros para las facturas.
• Seguimiento de posibles pagos atrasados.
• Gestionar las relaciones con los clientes de forma eficaz.
• Implementación de herramientas automatizadas de cuentas por cobrar.
• Registrar los pagos de forma precisa y organizada.

Impacto de tener un proceso de cuentas por cobrar eficaz

Tener un proceso de cuentas por cobrar eficaz puede tener una serie de beneficios para las empresas, que incluyen:

• Reducción del riesgo de problemas de flujo de caja.
• Disminución de la rotación de clientes.
• Mejora de las relaciones con los clientes.
• Costos administrativos reducidos.
• Toma de decisiones más informada.