Cómo monitorear y administrar las cuentas por cobrar para mejorar el flujo de caja

Introducción

Las cuentas por cobrar (AR) se refieren al dinero que sus clientes deben a una empresa. En otras palabras, AR forma las obligaciones a corto plazo de los clientes que surgen de bienes o servicios que han adquirido a crédito. Como tal, el seguimiento y la gestión de la RA desempeñan un papel importante a la hora de mejorar el flujo de caja de una empresa.

Razones para monitorear y administrar cuentas por cobrar

• Permitir a las empresas aumentar su capital de trabajo
• Detectar y evitar posibles insolvencias
• Ayudar a las empresas a ofrecer un mejor servicio al cliente
• Mejorar el flujo de caja de un negocio y acelerar los cobros

Identificación de cuentas por cobrar no administradas

Revisar un informe de balance de comprobación antiguo y realizar un seguimiento de las facturas impagas son dos pasos críticos para que las organizaciones identifiquen las cuentas por cobrar no administradas y mejoren el flujo de caja.

Revisar el informe de saldo de prueba antiguo

El informe de balance de comprobación antiguo es una lista de cuentas por cobrar que se clasifican según el tiempo transcurrido desde que se enviaron las facturas a los clientes. Proporciona una descripción general de los saldos de crédito de los clientes y le ayuda a identificar a los clientes que deben dinero. También puede ayudar a detectar cuentas morosas y clientes con saldos elevados que necesitan atención.

Seguimiento de facturas impagas

Las facturas a menudo se envían a los clientes y esos pagos se pueden rastrear manualmente o con un sistema de terceros, como un software de seguimiento de facturas. Saber qué facturas están vencidas o cercanas a la fecha de vencimiento permitirá a una empresa tomar medidas proactivas para fomentar el pago. El seguimiento de facturas le permite comunicarse con los clientes desde el principio para negociar planes de pago y brindarles múltiples opciones de pago.

• Revise periódicamente los saldos de comprobación antiguos para detectar problemas antes de que sean demasiado difíciles de gestionar.
• Realice un seguimiento de las facturas para garantizar que los clientes estén informados sobre los pagos y facilite la adopción de medidas cuando los pagos se atrasen.

Fortalecimiento de políticas y procesos

Una política y una estructura de procesos sólidas son esenciales para gestionar y monitorear las cuentas por cobrar. Garantiza que las facturas estén debidamente documentadas y que los procesos y requisitos de aprobación y pago estén actualizados y cumplidos. A continuación se presentan algunas formas de fortalecer sus políticas y procesos para que pueda mejorar el flujo de caja.

Crear políticas y directrices escritas

Desarrollar políticas y procedimientos claros y escritos creados para las cuentas por cobrar es el primer paso hacia una mejor gestión del flujo de caja. Incluya los detalles de cómo se recaudan los fondos, documente cuándo se deben enviar las facturas y cree un proceso para los clientes que tienen dificultades para realizar los pagos. Además, si ofrece condiciones o descuentos para el pago, descríbalos en las políticas escritas. Tener políticas y procedimientos escritos ayudará a garantizar que el proceso de cuentas por cobrar sea ágil y consistente.

Cree procesos claros de aprobación y pago

Asegúrese de documentar claramente el proceso de aprobación para emitir una factura, así como el proceso de pago y los riesgos asociados con los pagos atrasados. Para minimizar el riesgo de pagos atrasados, es importante tener la menor cantidad de pasos posible para la facturación, como procesos automatizados. También es importante enviar facturas tan pronto como se presten los servicios o se entregue un producto. Para los clientes que tardan en pagar, considere ofrecer incentivos o descuentos por pago anticipado. Además, comunique los plazos y las expectativas de pago en el recordatorio de la factura.

Desarrollar políticas, procesos y directrices claros y escritos para la aprobación y el pago es esencial para gestionar las cuentas por cobrar. Seguir estos pasos ayudará a garantizar que el flujo de caja de su organización esté optimizado y que se minimicen los riesgos potenciales asociados con los pagos atrasados.

Configuración de condiciones de pago

Cualquier empresa que desee mantener un flujo de caja saludable debe considerar cuidadosamente las condiciones de pago de las cuentas por cobrar. Establecer las condiciones de pago para su empresa puede tener un gran impacto en si los clientes realizan el pago a tiempo o no. Es importante determinar los términos óptimos para que sus clientes se sientan incentivados a pagar las facturas rápidamente y cumplir con el calendario de pagos.

Determine las condiciones de pago óptimas

La determinación de las condiciones de pago ideales para sus clientes depende principalmente de su industria y del tamaño de su negocio. Por ejemplo, las grandes empresas y las del sector B2B pueden preferir condiciones de pago netas de 30, mientras que las del sector de bienes de consumo de menor margen pueden preferir condiciones de pago netas de 15. Ofrecer diferentes condiciones de pago a diferentes clientes puede ayudar a garantizar que todos estén satisfechos con las condiciones de pago. requisitos.

Las empresas también deben tener en cuenta el efecto que las condiciones de pago tienen en sus clientes. Si bien términos como ‘net 15’ y ‘net 30’ pueden fomentar pagos rápidos, estos términos también pueden dificultar que los clientes se mantengan a flote. Es importante pensar en el impacto que pueden tener las diferentes condiciones de pago en las relaciones con los clientes y el cobro de deudas.

Promocionar soluciones de pago automatizadas

Automatizar los pagos puede ser una excelente manera de garantizar que las facturas se paguen rápidamente y a tiempo. En lugar de esperar a que los clientes introduzcan manualmente la información de pago, puede promover soluciones de pago automatizadas, como débito directo, tarjeta de crédito y pagos móviles. Todos estos métodos hacen que sea fácil y conveniente para los clientes pagar facturas y les brindan el incentivo para hacerlo de manera oportuna.

Proporcionar a los clientes opciones de pago automatizadas también puede ayudar a agilizar el proceso de pago, permitiendo una gestión más eficiente del flujo de efectivo. Los propietarios de empresas pueden proporcionar a los clientes instrucciones detalladas sobre cómo procesar pagos, así como instrucciones sobre cómo configurar métodos de pago automatizados.

Alinear recompensas con pago

Estructurar recompensas para incentivar el pago oportuno puede ayudar a acelerar el proceso de cobranza y generar un mejor flujo de caja. Aquí hay dos formas en que las empresas pueden alinear las recompensas con el pago.

Ofrecer incentivos por pago anticipado

Una forma de incentivar el pago rápido es recompensar a los clientes por liquidar sus cuentas por cobrar anticipadamente. Por ejemplo, las empresas pueden ofrecer un descuento por pagos recibidos dentro de un plazo determinado. Esto podría usarse para unos pocos clientes seleccionados o para todos los clientes. Un descuento del 5% por pago anticipado puede permitir al vendedor cubrir el costo del descuento y aún tener el beneficio de un pago más rápido.

Utilice estructuras de tarifas para incentivar el pago puntual

Las estructuras de tarifas son otra forma popular de incentivar a los clientes a pagar sus cuentas por cobrar de manera oportuna. Las empresas pueden cobrar cargos por pagos atrasados ​​​​sobre cualquier pago que no se reciba antes de una fecha de vencimiento predeterminada. Puede ser una tarifa fija, tarifas escalonadas a medida que la factura envejece o una combinación de ambas. Las empresas también tienen la flexibilidad de crear listas de tarifas personalizadas que les permitirían imponer tarifas más altas a medida que la factura envejece.

Para garantizar que los clientes conozcan los cargos por pagos atrasados, las empresas deben comunicar claramente la estructura de los cargos. La forma más habitual es incluir un extracto de los honorarios en la factura enviada al cliente. Además, cabe señalar que estos términos deben cumplir con las leyes y regulaciones de cada estado.

6. Establecer relaciones más sólidas con los clientes

El seguimiento y la gestión de las cuentas por cobrar es una práctica necesaria para garantizar la salud del flujo de caja. Para hacerlo de manera efectiva, entre otras prácticas, es importante establecer relaciones más sólidas con los clientes y clientes. Las buenas relaciones con los clientes pueden conducir a una mejor comunicación y al desarrollo de estrategias de pago que funcionen tanto para el cliente como para la empresa.

A. Fomentar la comunicación abierta

La clave para mejorar las relaciones con los clientes es asegurarse de que todas las partes involucradas estén en sintonía. Es importante mantener una línea de comunicación abierta para que tanto el cliente como la empresa tengan una comprensión realista de las expectativas del otro. Ambas partes deben conocer las condiciones de pago acordadas para que no haya sorpresas innecesarias. Programar periódicamente llamadas de control puede ayudar a garantizar que cualquier problema se resuelva de forma rápida y amigable.

B. Desarrollar estrategias de pago juntos

Si surgen problemas de pago, lo mejor es desarrollar estrategias aceptables con el cliente. Comprender sus circunstancias particulares puede ayudar a establecer los términos más beneficiosos para ambas partes. Dependiendo de las necesidades individuales del cliente, la empresa puede llegar a acuerdos de pago flexibles que aún permitan a los clientes cumplir con sus obligaciones. Métodos como establecer planes de pago o reducir las tasas de interés pueden resultar beneficiosos para ambas partes. Establecer opciones de pago razonables ayuda a reducir el estrés del cliente y mantiene a todos contentos.

Alentar a los clientes a desarrollar planes de pago con la empresa es una parte crucial para mantener relaciones saludables con los clientes y fomentar una reputación positiva entre su clientela. Al monitorear y administrar adecuadamente las cuentas por cobrar, las empresas pueden garantizar que los flujos de efectivo se mantengan saludables y estables.

Conclusión

El seguimiento y la gestión de las cuentas por cobrar es un método esencial y eficaz para mejorar el flujo de caja en cualquier negocio. Al comprender cómo funcionan las cuentas por cobrar, realizar un seguimiento regular de las cuentas por cobrar y utilizar herramientas útiles, una empresa puede asegurarse de que los clientes paguen sus facturas a tiempo y de que la empresa administre su flujo de efectivo de la manera más eficiente posible.

Resumen de consejos para monitorear y administrar cuentas por cobrar

Varios consejos pueden ayudar a las empresas a monitorear y administrar sus cuentas por cobrar para mejorar el flujo de caja. Estos consejos incluyen:

• Entender cómo funcionan las cuentas por cobrar
• Presupuesto de cuentas por cobrar
• Monitorear periódicamente las cuentas por cobrar
• Utilice herramientas y tecnología útiles
• Manténgase actualizado con las mejores prácticas de gestión financiera
• Crear un sistema para rastrear los pagos de los clientes.

Beneficios de una mejor gestión del flujo de caja mediante el seguimiento de cuentas por cobrar

Al monitorear y administrar las cuentas por cobrar, las empresas pueden beneficiarse de un flujo de caja más ágil y eficiente. Esto es especialmente importante para las empresas que están creciendo rápidamente y necesitan flexibilidad financiera para soportar la volatilidad a corto plazo de su flujo de caja. El seguimiento y la gestión de las cuentas por cobrar también pueden ayudar a las empresas a aprovechar las oportunidades para invertir en iniciativas de crecimiento, como contratar personal nuevo o invertir en nueva tecnología.