Cómo rastrear las cuentas por cobrar KPI de manera efectiva

Introducción

Cuentas por cobrar (AR) es la cantidad total de dinero adeudada a una empresa de sus clientes o clientes por bienes o servicios ya proporcionados o entregados. AR es una parte esencial de la salud financiera de una empresa y puede contar una historia sobre cómo una empresa administra sus relaciones con los clientes y su flujo de efectivo. Para rastrear y monitorear las cuentas por cobrar de manera efectiva, es importante que las empresas utilicen indicadores clave de rendimiento (KPI).

¿Qué son los KPI?

Los KPI son mediciones cuantificables que demuestran cuán efectivamente una organización está logrando sus objetivos y objetivos. KPIS compila y analiza los datos para proporcionar información sobre cómo está funcionando una empresa, lo que permite a las empresas estrategias, optimizar y realizar ajustes según sea necesario.

Beneficios del seguimiento de cuentas por cobrar KPI

Los indicadores de rendimiento clave de cuentas por cobrar (AR) (KPI) son métricas que se utilizan para medir y administrar el rendimiento de los procesos de cuentas por cobrar. El seguimiento y el monitoreo de estos KPI permite a las empresas examinar su salud financiera e identificar áreas donde se pueden hacer mejoras. El seguimiento de estos KPI puede traer numerosos beneficios a cualquier organización.

Flujo de caja mejorado

El seguimiento adecuado de las cuentas por cobrar KPI puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo de una organización. AR KPI ayudará a identificar cuánto tiempo toman los clientes para pagar, así como cuánto deben. Cuando las empresas comprenden plenamente los hábitos de pago de sus clientes, pueden desarrollar mejores estrategias para garantizar que las facturas se resuelvan con prontitud y que cualquier problema se aborde rápidamente. Al tener conocimiento de los comportamientos de pago de sus clientes, las empresas pueden asegurarse de que no funcionen con una pérdida financiera debido a pagos atrasados.

Visibilidad mejorada de las finanzas

Tener visibilidad de las cuentas por cobrar KPI proporciona una imagen más clara de las finanzas de la organización. Ser capaz de monitorear e identificar áreas de mejora puede ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones que se basen en datos precisos y actualizados. Los AR KPI identificarán cualquier problema que pueda estar afectando el flujo de efectivo, como pagos atrasados ​​o facturas pendientes. Esto permite que las empresas tomen medidas oportunas para garantizar que estos problemas se resuelvan de manera oportuna y eficiente.

Toma de decisión más fácil

Tener una comprensión clara de las cuentas por cobrar KPI permite a las empresas tomar decisiones más informadas. Esto puede ayudar a garantizar que las empresas aprovechen al máximo sus recursos, así como a garantizar que se identifiquen y aborden los riesgos financieros. Al analizar las tendencias de pago y los datos históricos de los clientes, las empresas pueden determinar qué clientes son confiables y cuáles pueden necesitar supervisión adicional. Los AR KPI proporcionan a las empresas las ideas que necesitan para tomar las decisiones correctas y garantizar que los clientes pagan con prontitud.

KPI comunes para cuentas por cobrar

El seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) para cuentas por cobrar (AR) es una parte importante de las operaciones financieras. Los KPI representan métricas importantes que permiten a las organizaciones monitorear cuán efectivamente están facturando y recolectando a los clientes. Estos son algunos de los KPI comunes para el seguimiento de cuentas por cobrar.

DSO (ventas de días pendientes)

Las ventas de Days Ofvernesp (DSO) es una medida confiable del desempeño de una empresa al recaudar el pago de los clientes. Se calcula dividiendo el saldo total de AR durante un período de tiempo determinado con las ventas netas totales durante el mismo período de tiempo. Un DSO bajo sugiere que la compañía está cobrando pagos de los clientes de manera rápida y eficiente, mientras que un DSO más alto apunta a hábitos de pago lento o cuentas por cobrar.

Gasto de deuda incobrable

El gasto de la deuda incobrable (o la asignación para cuentas dudosas) es un valor que las empresas registran en sus cuentas por cobrar cuando predicen que no se pagará una cierta parte de la cuenta por cobrar. El gasto de la deuda incobrable se calcula en función de la experiencia pasada con los clientes y evalúa el riesgo asociado con sus capacidades de pago. El seguimiento del gasto de la deuda incobrable es importante para evitar que las empresas sufran grandes pérdidas que no se tendrían en cuenta en el cálculo de DSO.

Rotación de AR

La facturación de AR es otra métrica importante para comprender la eficiencia de las operaciones de facturación de una empresa. Esta métrica se calcula dividiendo las ventas de crédito neto durante un período de tiempo con el saldo promedio de las cuentas por cobrar durante el mismo período. Una gran facturación AR sugiere que una empresa está facturando y recaudando pagos rápidamente, mientras que una baja facturación de AR puede significar hábitos de pago lentos o problemas con los términos de crédito de los clientes.

Pasos para rastrear KPI de cuentas por cobrar

En situaciones como la gestión del flujo de efectivo, el seguimiento de las cuentas por cobrar KPI (indicadores clave de rendimiento) puede ayudar a las empresas a hacer pagos oportunos, identificar posibles problemas y evitar sorpresas no deseadas. Conocer las métricas correctas para rastrear y actuar sobre ellas de manera oportuna es crucial.

Calcule las métricas regularmente

El mejor lugar para comenzar es comprender qué métricas deben rastrearse, y cuándo se deben rastrear estas métricas. Esto puede variar según el tipo de negocio y sus actividades normales. Las métricas comunes para rastrear incluyen lo siguiente:

• Días de ventas pendientes (DSO)
• Días promedio tarde (ADL)
• Promedio de cierre mensual
• Tasa de rendimiento (ROR)

Es importante calcular las métricas a intervalos regulares para obtener información sobre el rendimiento de las cuentas por pagar de cuentas y las cuentas por cobrar y medir la eficiencia de la gestión de cuentas por cobrar. Esto puede ayudarlo a identificar discrepancias, como las que indican fraude o pagos atrasados.

Analizar los datos

Una vez que se han calculado las métricas, debe revisar los datos para identificar las tendencias. Identificar patrones puede ayudarlo a tomar mejores decisiones y predecir con precisión cuándo los pagos pueden llegar tarde. También es importante comparar KPI de cuentas por cobrar entre diferentes períodos, para obtener una mejor comprensión del desempeño de diferentes unidades y objetivos de negocios. Esto puede ayudar a identificar áreas que necesitan atención y procesos más eficientes.

Identificar problemas potenciales

Una vez que haya considerado los datos y las tendencias identificadas, debe evaluar posibles problemas. Esto incluye analizar los datos para posibles errores o inconsistencias, así como buscar signos de fraude o pagos atrasados. Si se encuentran alguna discrepancia, debe analizar cómo podrían abordarse.

Tomar medidas según sea necesario

Si se han identificado posibles problemas, es importante tomar las medidas necesarias para remediar la situación. Esto podría incluir pasos como negociar mejores planes de pago, aumentar los pagos a tiempo o incluso traer acciones legales si es necesario. También es importante ajustar estrategias y procesos para minimizar los problemas futuros con las cuentas por cobrar.

Soluciones tecnológicas para rastrear cuentas por cobrar KPI

El siguiente paso hacia el seguimiento de KPI de cuentas por cobrar de manera efectiva es aprovechar las soluciones de tecnología modernas. Las herramientas digitales de hoy permiten analizar más de cerca el rendimiento de sus cuentas por cobrar y mantenerse organizados y actualizados en todas las cuentas.

Software de tablero financiero

Utilizando el software de tablero financiero, podrá crear una vista integral y actualizada de sus cuentas por cobrar. Esto es increíblemente beneficioso, ya que le permite tener toda la información que necesita para tomar decisiones sobre todos los aspectos de las cuentas por cobrar en un solo lugar, para mejorar la visibilidad y un mejor análisis. Además, este tipo de software a menudo incluye desgloses y imágenes modificables para facilitar la identificación de ideas específicas.

Herramientas automatizadas de seguimiento de AR

Otra solución basada en tecnología para rastrear cuentas por cobrar KPI son herramientas automatizadas de seguimiento de cuentas por cobrar. Con el seguimiento automatizado, los gerentes de cuentas pueden acceder a los indicadores de rendimiento clave de manera rápida y fácil, así como cuentas atrasadas y envejecidas. Esto hace que sea mucho más fácil monitorear las tendencias y el rendimiento a lo largo del tiempo, así como identificar oportunidades de mejora. Además, algunas de estas herramientas automatizadas también ofrecen sistemas de notificación, que pueden simplificar aún más la gestión de cuentas por cobrar al recordarle al personal apropiado cuando se deben completar ciertas tareas.

Las mejores prácticas para el seguimiento de las cuentas por cobrar KPI

Actualizar la base de datos regularmente

Los principales beneficios de actualizar su base de datos de cuentas por cobrar regularmente es que elimina cualquier elemento de inexactitud y le permite realizar un seguimiento de los pagos de manera oportuna. Una base de datos de cuentas por cobrar de cuentas actualizadas garantizará que los datos del cliente y la información de pago sean precisos, lo que minimiza los errores y reduce el tiempo que necesita para gastar la administración de facturas.

Monitorear los cambios en las métricas de AR

Al monitorear con frecuencia los cambios en las métricas de cuentas por cobrar, podrá identificar cualquier problema potencial y abordarlos rápidamente. Preste atención a la regularidad de los pagos y evalúe los comentarios de los clientes. Estar de cerca en las métricas de cuentas por cobrar lo ayudará a mantenerse al tanto de los pagos del cliente y garantizar que todas las cuentas por pagar se reciban a tiempo.

Establecer metas y objetivos

Tener objetivos y objetivos vigentes ayudará a mejorar los procesos de gestión de cuentas por cobrar. Los objetivos de establecimiento deben tener en cuenta los ingresos totales esperados, los montos de las cuentas por cobrar de las cuentas corrientes, las tasas de satisfacción del cliente y los hábitos de pago específicos del cliente. Implementar y rastrear objetivos regularmente lo ayudará a identificar posibles obstáculos y administrar activamente las cuentas por cobrar con el tiempo.

Fomentar el pago regular

Para administrar efectivamente las cuentas por cobrar, debe alentar a los clientes a realizar pagos regulares. Los términos de pago deben establecerse antes de la facturación y los horarios de pago deben ser claros y ser comunicados a los clientes. Establecer planes de pago puede facilitar que los clientes realicen pagos regulares, lo que también ayudará a reducir la delincuencia de cuentas por cobrar con el tiempo.

Conclusión

Tener medidas efectivas para rastrear sus cuentas por cobrar KPI es esencial para un negocio exitoso. Saber de dónde proviene su AR, cuándo los clientes son los pagos debido y por qué algunos pagos están tarde son aspectos importantes del seguimiento de KPI de cuentas por cobrar. Lo siguiente resume los puntos clave para rastrear cuentas por cobrar KPI:

Beneficios del seguimiento de cuentas por cobrar KPI

El seguimiento de las cuentas por cobrar KPI ayuda a las empresas a mejorar el flujo de efectivo, fortalecer las relaciones con los clientes, reducir los costos de transacción y comprender su base de clientes. Como resultado, las empresas pueden planificar y administrar mejor sus finanzas y establecer prácticas comerciales sólidas.

Pasos necesarios y soluciones tecnológicas para rastrear cuentas por cobrar KPI

Las empresas necesitan crear facturas, mantener registros precisos, mantenerse al día con los pagos del cliente y utilizar una solución de herramienta o tecnología para rastrear las cuentas por cobrar KPI. Para hacer que el seguimiento de las cuentas por cobrar KPI sea aún más fácil, las empresas pueden hacer uso de soluciones respaldadas por IA para obtener resultados óptimos.

Las mejores prácticas para el seguimiento de las cuentas por cobrar KPI

• Monitoree el flujo de caja regularmente, especialmente en meses más lentos.
• Manténgase al tanto del seguimiento del cliente, lo que mantiene a los clientes informados de sus obligaciones.
• Adopte una buena práctica de facturación para garantizar que los clientes sean conscientes desde el comienzo de sus obligaciones.
• Configure los planes de pago y reestructure cualquier cuenta vencida cuando sea posible.
• Use soluciones tecnológicas para hacer que el seguimiento de las cuentas por cobrar KPI sea más fácil y más eficiente.

Siguiendo las pautas anteriores y aprovechando las soluciones de tecnología, las empresas pueden rastrear de manera más efectiva las cuentas por cobrar KPI y administrar mejor sus finanzas y sus relaciones con los clientes.