Cómo crear un panel de control eficaz en Excel

Introducción

Un panel de Excel es una representación visual de diferentes puntos de datos y métricas en formato de hoja de cálculo. Los paneles brindan información valiosa que ayuda a evaluar rápidamente las tendencias de rendimiento y brinda orientación, y vienen en varios formatos según las necesidades del usuario.

La creación de un cuadro de mando útil es una habilidad clave para muchos de los profesionales de hoy, ya que estas representaciones gráficas de datos pueden ayudar a los equipos a identificar áreas que necesitan mejoras o descubrir oportunidades que aún no se han explorado. Al diseñar un cuadro de mando de Excel con información detallada, los responsables de la toma de decisiones pueden revisar las métricas necesarias, supervisar el progreso e identificar de manera eficaz los indicadores clave de rendimiento.

En esta publicación del blog, analizaremos las prácticas recomendadas para diseñar un panel de Excel útil. Trataremos temas como la selección de datos, las opciones de personalización y consejos para mostrar los datos de manera eficaz.

Asegúrese de que sus datos sean precisos

La precisión es la base de cualquier panel de Excel. Diseñar un panel con datos poco fiables hace que se extraigan conclusiones poco fiables de él. Para crear un panel fiable que permita un análisis profundo de los datos, existen algunas prácticas recomendadas que puede seguir al trabajar con los datos.

Confíe en fuentes de datos sólidas

Al comenzar a diseñar un cuadro de mando, es importante tener en cuenta de dónde se obtienen los datos. Confíe en bases de datos y recursos que se actualicen periódicamente y que contengan datos completos. Asegúrese de que todos los datos provengan de una sola fuente para mantener la integridad y precisión de los datos.

Vuelva a verificar todos los cálculos

Cuando manipule y analice sus datos, vuelva a comprobar todos los cálculos que realice para asegurarse de que los resultados sean precisos. Esto es esencial para diseñar un cuadro de mandos de Excel que le permita obtener información detallada. Tómese el tiempo necesario para revisar a fondo sus resultados y asegurarse de que las tendencias o los datos que pueda extraer de los datos sean reales y no se basen en un error de cálculo.

3. Diseño para la accesibilidad

Los paneles de Excel son una parte importante de cualquier presentación de datos; sin embargo, para que sean eficaces y fáciles de leer, deben diseñarse teniendo en cuenta la accesibilidad. Esto no solo significa proporcionar información a personas con discapacidades físicas o mentales, sino que también implica diseñar teniendo en cuenta al usuario general. A continuación, se presentan algunas prácticas recomendadas para crear un panel de Excel al que todos puedan acceder fácilmente.

a. Mantenga las fuentes grandes y claras.

El tamaño de la fuente es un aspecto importante para que el panel sea accesible. Debe asegurarse de que el texto sea lo suficientemente grande para que sea fácil de leer y no esté desordenado. Mantenga el tamaño de la fuente en al menos 12 puntos y use una fuente sans-serif para que el panel sea lo más legible posible. También puede usar el tamaño de fuente y la fuente en negrita para crear una jerarquía de información, lo que ayudará a que el panel sea más fácil de leer y navegar.

b.Utilice colores contrastantes

La elección del color es fundamental a la hora de crear un cuadro de mandos de Excel eficaz. Es importante asegurarse de que los colores que elija para los distintos elementos contrasten para que toda la información sea fácilmente visible y comprensible. Evite utilizar tonos de colores similares, ya que pueden dificultar la interpretación del cuadro de mandos. Intente utilizar colores brillantes y vibrantes para que los datos destaquen y sean fáciles de leer, especialmente para las personas daltónicas.

c. Utilizar formatos sencillos e intuitivos

El formato del panel es tan importante como su combinación de colores. Utilice un formato basado en cuadrícula para su panel de Excel para asegurarse de que los puntos de datos sean fáciles de encontrar y comparar. La clave para un panel eficaz es su simplicidad, así que trate de no sobrecargarlo con demasiada información, ya que puede verse desordenado y dificultar su lectura e interpretación. Además, utilice un organigrama o gráfico que tenga sentido y comunique claramente los datos con etiquetas y elementos visuales.

Limite el número de elementos visuales

Una de las mejores prácticas clave para diseñar un cuadro de mandos de Excel que sea útil es limitar la cantidad de elementos visuales. El exceso de elementos visuales puede generar confusión y restar valor a los datos reales. Además, también puede ocupar espacio innecesario y desviar la atención del espectador de la información más importante. Por lo tanto, es esencial ser prudente al incorporar elementos visuales a la información de los datos.

Mantenga los elementos visuales limpios y fácilmente legibles

Al utilizar elementos visuales, es fundamental asegurarse de que sean claros y fáciles de leer. Los elementos visuales complicados e ineficaces pueden dar lugar a que se transmita un mensaje erróneo, lo que puede dar lugar a una mala comunicación o interpretación.

Utilice elementos visuales solo cuando sea apropiado

Al diseñar un panel de control, es importante determinar qué elementos visuales son los más apropiados y los que mejor cumplen con el propósito del panel. Además, es importante utilizar los elementos visuales con moderación y solo cuando sea absolutamente necesario. El uso excesivo de elementos visuales puede generar un desorden de elementos visuales irrelevantes que restan valor a cualquier información útil y confunden al usuario final.

5. Asegúrate de que tus vívidos sean significativos

La creación de gráficos y tablas con visualizaciones significativas debe ser la máxima prioridad al crear un panel de Excel. Al proporcionar elementos visuales esclarecedores que se puedan interpretar fácilmente, los usuarios pueden captar rápidamente información importante sin perderse en una sobreabundancia de datos. A continuación, se indican algunas prácticas recomendadas que se deben tener en cuenta al crear elementos visuales significativos:

a. Presentar un único mensaje clave en cada gráfico o tabla

Cada gráfico o tabla debe estar diseñado para mostrar rápidamente la información más importante. Es útil plantearse la siguiente pregunta: “Si un usuario observa este gráfico o tabla, ¿a qué conclusión inmediata puede llegar?”. Si hay varios mensajes clave, considere dividirlos en varias imágenes para que los espectadores puedan centrarse en un mensaje a la vez.

b. Asegúrese de que los gráficos estén adaptados al usuario

Los gráficos deben adaptarse a las necesidades del usuario. Tenga en cuenta el nivel de habilidad del usuario y la complejidad de los datos que se presentan. Es importante proporcionar elementos visuales que no sean ni demasiado simples ni demasiado complejos. También es útil hacer uso del contexto, como el color, las etiquetas y los títulos, para comunicar claramente el mensaje del elemento visual.

Al tener en cuenta estas prácticas recomendadas para diseñar elementos visuales significativos, los usuarios del panel de Excel podrán identificar fácilmente información importante y obtener conclusiones prácticas de los datos.

Crear interactividad

A la hora de diseñar un panel de Excel, es fundamental añadir funciones que fomenten la interactividad con los usuarios. Al incorporar funciones interactivas, los usuarios pueden explorar distintos tipos de datos y profundizar más en el panel, lo que ayuda a que sea más esclarecedor. A continuación, se indican algunas de las prácticas recomendadas para crear interactividad.

Visualizaciones en capas para admitir distintos niveles de detalle de datos

Los elementos visuales en capas permiten a los usuarios explorar sus datos poco a poco, lo que significa que no tienen que verse abrumados por todos los datos a la vez. En cambio, los elementos visuales se muestran de manera progresiva, lo que permite a los usuarios obtener gradualmente más información a medida que profundizan en los datos. Los elementos visuales se pueden organizar por líneas de tiempo, categorías y contextos para una experiencia más interactiva.

Crear opciones de filtrado y desglose

Las opciones de desglose y filtrado son perfectas para los usuarios que buscan profundizar en los datos. A través de las opciones de filtrado, los usuarios pueden seleccionar puntos de datos específicos del panel y analizar rápidamente tendencias, detectar correlaciones y obtener más información. Las opciones de desglose permiten a los usuarios ver los mismos puntos de datos, pero desde diferentes ángulos, lo que les permite ver cómo se conectan los datos y cómo se pueden utilizar para extraer conclusiones significativas.

• Las opciones de filtrado permiten a los usuarios seleccionar puntos de datos específicos y establecer correlaciones rápidamente.
• Las opciones de desglose permiten a los usuarios ver los mismos puntos de datos desde diferentes ángulos.
• Las imágenes en capas ayudan a los usuarios a obtener información gradualmente a medida que exploran.

Conclusión

Un panel de Excel con información detallada puede ofrecer un valor enorme a una empresa al proporcionar un acceso rápido a información y perspectivas importantes. A pesar de su simplicidad, es necesario un diseño cuidadoso. A continuación, se indican las prácticas recomendadas esenciales para diseñar un panel de Excel:

• Elija las visualizaciones y fuentes de datos adecuadas.
• Preste atención a la estética, como el color y el diseño.
• Organizar los elementos para asegurar una progresión lógica.
• Explicar las conexiones entre los puntos de datos.
• Involucre a las partes interesadas en el proceso de diseño.
• Mantenga el tablero actualizado.

Cuando se aplica correctamente, un diseño de panel bien pensado motiva la acción adecuada, permite tomar mejores decisiones y aumenta la participación del usuario. Los paneles también pueden ayudar a realizar un seguimiento del progreso y de las áreas de preocupación.