Aprenda a crear un panel de Excel eficaz

Introducción

Los paneles de Excel son informes de varias páginas generados en MS Excel que ayudan a los usuarios a visualizar y analizar datos de manera eficaz. Estas funciones son especialmente útiles para tareas que requieren un uso intensivo de datos, como el análisis financiero. A través de resúmenes visuales simples, como gráficos y diagramas, los paneles de Excel ayudan a transmitir patrones y tendencias complejos de manera rápida y sencilla.

La importancia de utilizar elementos visuales en un cuadro de mandos de Excel es evidente. Los elementos visuales no solo ayudan a que los datos sean más atractivos, sino que también ayudan a acelerar el proceso de interpretación de los mismos. Además, las visualizaciones pueden ayudar a identificar las áreas de fortaleza y debilidad de los datos, señalando los puntos más importantes.

Identifica tus objetivos

Antes de crear un panel de Excel visualmente atractivo, debe evaluar sus objetivos. ¿Cuál es el propósito de su panel? ¿Qué información desea transmitir? También debe considerar si su panel debe compartirse o publicarse. Con estas consideraciones en mente, puede comenzar a reunir los elementos de su visualización.

Establezca un propósito para su panel de control

Su panel de control debe tener un único propósito claro y específico. Si su panel de control rastrea más de un conjunto de datos o tiene más de un objetivo, considere la posibilidad de crear varios paneles de control para que cada uno pueda cumplir un propósito distinto y sea más eficaz. Hágase preguntas como: ¿Qué información o análisis necesito transmitir a mi equipo o audiencia? ¿Qué quiero lograr con mi panel de control? Una vez que tenga un propósito claro, puede comenzar a planificar su diseño.

Crea una lista de prioridades para tus elementos de visualización

Una vez que haya establecido el propósito de su panel, puede crear una lista de prioridades de los elementos que desea incluir en su visualización. Piense en qué visualizaciones, cuadros y gráficos son más relevantes para los datos y el análisis que desea compartir. ¿Existen formas de combinar varios puntos de datos en una sola visualización? ¿En qué orden deben presentarse los elementos? También puede usar colores para diferenciar entre varios elementos y hacer que sus paneles sean más atractivos visualmente. Tenga en cuenta el espacio limitado disponible en su panel, así como la claridad de la visualización.

• Establezca un propósito claro para su panel de control
• Crear una lista de prioridades para los elementos de la visualización
• Evalúe cómo se pueden combinar sus elementos en visualizaciones significativas
• Tenga en cuenta el orden de los elementos en el tablero
• Utilice el color para diferenciar entre puntos de datos
• No sobrecargue el tablero con demasiada información

Optimizar para presentaciones visuales

La combinación correcta de elementos visuales y datos puede crear un panel impresionante en Excel. Optimizar los elementos visuales puede ayudar a respaldar y enfatizar visualmente los puntos de datos clave, lo que permite que su audiencia comprenda los datos y la información de un vistazo. A continuación, se indican los factores clave que debe tener en cuenta al optimizar su panel:

Elija la cuadrícula y el tamaño adecuados

Al crear un panel de Excel, es importante crear una cuadrícula que respalde y refleje la información que está compartiendo. Considere el tamaño y el tipo de elementos visuales que usará en el panel para elegir el tipo de cuadrícula que sea más adecuado. Seleccione las columnas y filas adecuadas para facilitar la lectura de los datos y, al mismo tiempo, optimizarlos para el diseño.

Utilice combinaciones de colores y fuentes con un propósito

Los colores y las fuentes que elija para el panel pueden ayudar a enfatizar puntos clave, atraer la atención hacia determinados aspectos y facilitar la comprensión de los datos. Elija colores y fuentes que contribuyan a la estética del panel y revelen patrones y relaciones entre los puntos de datos clave. La simplicidad es clave en este caso. Debe centrarse en crear una imagen clara que no abrume al lector.

Usar elementos visuales para contar una historia

Los paneles de Excel son herramientas poderosas para transmitir grandes cantidades de datos de una manera simplificada. El mejor uso de los elementos visuales, cuando se incorporan a un panel de Excel, puede ayudarlo a tener una historia convincente y efectiva sobre sus datos. Los siguientes puntos lo ayudarán a diseñar un panel de Excel atractivo utilizando elementos visuales.

A. Incorporar gráficos, barras y columnas

Una de las formas más populares de agregar elementos visuales a su panel de control es mediante gráficos y diagramas. Los gráficos y diagramas brindan una descripción general simple de cualquier conjunto de datos. Sin embargo, es importante elegir el gráfico más apropiado, ya que puede ayudar a transmitir los hechos y las ideas de manera más eficaz. Por ejemplo, puede usar gráficos de líneas y barras para el análisis de tendencias, mientras que los gráficos de columnas son útiles para la comparación entre conjuntos de datos.

B. Asegúrese de que haya coherencia en la selección de gráficos

Una vez que haya seleccionado el gráfico más adecuado, debe asegurarse de que todo el panel sea coherente. Por ejemplo, puede elegir diferentes colores, fuentes y tipos de línea para garantizar que el panel tenga un aspecto coherente. Además, debe asegurarse de que todo el texto y los elementos visuales del panel sean claros y legibles. Además, asegúrese siempre de que el panel funcione con cualquier tamaño de pantalla.

Utilice funciones interactivas

Las funciones interactivas pueden agregar un gran valor a sus paneles de Excel. A continuación, se ofrecen algunos consejos sobre cómo hacer que sus paneles sean más interactivos:

Considere el uso de líneas de chispas

Las líneas de chispas son ideales para mostrar tendencias sin necesidad de ocupar demasiado espacio en el gráfico. Son gráficos diminutos que se presentan justo detrás de la celda. Su capacidad para visualizar rápidamente los datos las hace muy atractivas y efectivas. Puede agregar líneas de chispas en su panel con la función SPARKLINE().

Utilice filtros para mejorar la interactividad

Los filtros son herramientas poderosas que pueden ayudar a organizar mejor los datos y hacer que los paneles sean más interactivos. Permiten a los usuarios filtrar rápidamente hojas de cálculo grandes y buscar información que les interese. Puede usar segmentaciones de datos para aplicar filtros fácilmente en Excel o usar la función FILTER().

• Segmentaciones de datos: utilice una segmentación de datos para aplicar un filtro a una o más tablas dinámicas, gráficos o tablas en su panel.
• FILTRO(): La función FILTRO() es una herramienta poderosa que se puede utilizar para filtrar rápidamente una lista de datos. Se puede utilizar para limitar el alcance de un conjunto de datos completo y centrarse en información más específica.

Pruebe y evalúe su tablero de instrumentos

Es necesario evaluar el rendimiento y la facilidad de uso del panel que ha creado. Para medir la comprensión de los usuarios y determinar su comprensión del panel y su finalidad, debe realizar pruebas y evaluaciones. A continuación, se indican algunos pasos que puede seguir:

A. Evaluar el rendimiento y la facilidad de uso

Se debe evaluar el rendimiento y la facilidad de uso del panel para garantizar que todos los datos estén representados correctamente. Busque fallas o cambios menores que puedan afectar el funcionamiento del panel. Verifique que todos los elementos visuales estén representados con precisión y que el panel sea fácil de navegar. Se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

• ¿El tablero de instrumentos proporciona una representación precisa de los datos?
• ¿El tablero de instrumentos funciona eficientemente?
• ¿Es fácil localizar la información?
• ¿Pueden los usuarios comprender fácilmente lo que significan las imágenes?
• ¿El tablero de instrumentos proporciona imágenes fáciles de leer?

B. Comprensión de calibre

Para evaluar la comprensión del panel por parte de los usuarios, puede pedir a los evaluadores que observen el panel y respondan preguntas basadas en él. Esto le permitirá evaluar su comprensión e identificar áreas en las que se necesita una explicación más detallada. Durante el proceso de evaluación, busque posibles obstáculos que puedan tener los usuarios, como no comprender el propósito de los elementos visuales o no entender las etiquetas utilizadas.

Conclusión

Aunque al principio puede resultar abrumador para los principiantes, crear un cuadro de mandos de Excel atractivo y eficaz mediante elementos visuales es de vital importancia para cualquier empresa u organización. Ofrece una visión mejor, más rápida y de mayor alcance del estado actual de las cosas, desde una perspectiva macro hasta los detalles de proyectos individuales. Los cuadros de mando son la clave para una toma de decisiones acertada.

El proceso de creación de un cuadro de mandos, aunque inicialmente es un concepto riguroso, se puede dividir en cuatro pasos básicos: configurar la base de datos, seleccionar los datos apropiados, crear y dar formato a los elementos visuales y, por último, ensamblar el cuadro de mandos. Cada uno de estos pasos se puede dividir en tareas más sencillas. Si se considera cuidadosamente cada paso, se obtendrán cuadros de mandos de Excel exitosos y confiables.

Para generar un cuadro de mando eficaz es necesario seleccionar cuidadosamente los elementos visuales, así como el espacio y los filtros adecuados. La coordinación con los usuarios, el diseño de los elementos visuales y el montaje del cuadro de mando final garantizan que los cuadros de mando sean fáciles de usar, completos, fáciles de entender e interactivos. Este proceso mejora la experiencia de trabajo y la eficiencia en general, ya que el usuario puede comprender correctamente grandes cantidades de datos de una sola vez.

Los beneficios de construir un cuadro de mandos de Excel atractivo y eficaz mediante elementos visuales son incomparables. Esta solución no solo es rentable, sino también fácil de usar. Permite tomar decisiones acertadas en poco tiempo y garantiza una mejor comprensión de los datos recopilados. Un cuadro de mandos eficaz también puede diseñar estrategias para la exploración de datos y facilitar la toma de decisiones informadas.

Los paneles de Excel son una parte esencial de cualquier organización y su implementación es necesaria para garantizar que la toma de decisiones se base en datos precisos y oportunos. Al combinar elementos visuales, filtros y organizar la información con una interfaz de usuario, se puede crear un panel que puede servir como una herramienta eficaz para la toma de decisiones.