Consejos para crear un panel de Excel eficaz

Introducción

Un panel de Excel es una herramienta de visualización de datos que se utiliza para analizar datos comerciales de forma rápida y precisa. Consta de una serie de gráficos, tablas y estadísticas que se actualizan en tiempo real. Los paneles de Excel son increíblemente útiles para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, analizar tendencias y ver el rendimiento general de las organizaciones.

Los beneficios de un panel de Excel son numerosos. Puede ayudar a automatizar y estructurar datos complejos en un formato que sea fácil de comprender y entender. Además, brindan información empresarial que ofrece una imagen integral, lo que permite a los usuarios tomar decisiones basadas en datos con confianza. Finalmente, los paneles de Excel también ayudan a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero al reducir la necesidad de análisis manuales.

La clave para crear un panel de Excel eficaz está en la selección de los datos pertinentes y el diseño del panel en sí. A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a crear un panel de Excel eficaz:

Determina tus objetivos

Crear un panel de Excel eficaz requiere primero comprender los objetivos de su informe o proyecto. Debes hacerte preguntas como qué estás tratando de medir o qué acción quieres que realice tu audiencia. Tener un objetivo bien definido le ayudará a diseñar un panel de Excel que se adapte a las necesidades de su audiencia. Hay dos aspectos clave que debes considerar a la hora de definir tus objetivos:

Identifique su audiencia

Al seleccionar los datos y el diseño de su panel de Excel, primero debe comprender quién es su audiencia. Diferentes tipos de audiencias pueden tener diferentes necesidades. Podrían ser clientes, accionistas u otras partes interesadas. Analizar su audiencia lo ayudará a decidir qué tipo de información debe incluirse en el panel para abordar sus preguntas y necesidades.

Aclare su mensaje

Una vez que haya identificado a su audiencia, el siguiente paso es determinar qué mensaje está intentando comunicar con su panel de control. Esto incluye determinar qué tipo de información necesita proporcionar en el panel de Excel. También le ayudará a decidir qué cuadros, gráficos y otros elementos visuales incluir, así como el formato y tamaño del panel.

También debe considerar qué tipos de datos y KPI necesita medir y analizar. Los datos que elija deben correlacionarse con el mensaje que intenta comunicar, así que asegúrese de seleccionar datos que sean relevantes para el propósito del panel.

3. Prepara y estructura tu panel

a. Describe tu contenido

Cuando se prepare para construir su panel de Excel, comience describiendo su contenido. Debe desarrollar un plan claro sobre qué tipos de datos se incluirán y qué información se debe comunicar. Considere el propósito de su panel y la audiencia que lo verá. Esto le ayudará a determinar el tipo de datos que debe priorizar y la cantidad de gráficos que debe utilizar para transmitir el mensaje clave de la forma más eficaz.

b. Recopile datos relevantes y cree gráficos

Una vez que haya identificado los datos que desea incluir en su panel de Excel, es hora de reunirlos y crear gráficos. Los gráficos son una forma eficaz de representar visualmente datos y facilitar su lectura y procesamiento. Elija los tipos de gráficos que mejor se adapten al tipo de datos que está visualizando. Incluya solo la información necesaria en su gráfico y asegúrese de etiquetar sus ejes, leyenda y agregar notas importantes si es necesario.

do. Decidir cómo agrupar y organizar gráficos

Cuando tenga todos los gráficos necesarios para crear su panel, deberá decidir cómo agruparlos y organizarlos. Para que el panel sea más fácil de leer, organice los gráficos y los datos de forma lógica. Considere el orden y la posición de sus gráficos entre sí. Agrupe tipos similares de datos, mantenga un diseño coherente y agregue espacios en blanco para separar secciones si es necesario. Esto garantizará que su panel se vea organizado y facilitará que los usuarios encuentren la información de manera rápida y eficiente.

d. Crear panel de control y configurar reglas

Cuando la estructura general de su panel de Excel esté lista, puede crear el área del panel y configurar reglas. Esta es el área donde los usuarios podrán interactuar con los diferentes componentes de su panel. Incluya controles interactivos para permitir a los usuarios manipular fácilmente el panel y cambiar entre diferentes puntos de datos. También puede agregar otras funciones, como botones de secuencia de comandos definidos por el usuario y reglas de escala de colores, para personalizar aún más su panel, permitiendo a los usuarios adaptarlo según sus necesidades específicas.

Agregar imágenes

Elementos visuales como gráficos, diagramas y tablas son una parte integral de un panel de Excel eficaz. Los elementos visuales pueden ayudarle a hacer que los datos y la información sean más fáciles de digerir y comprender. Puede utilizar elementos visuales para resaltar tendencias, resumir datos y realizar un seguimiento del progreso.

Elija los colores apropiados

Al elegir colores para su panel de Excel, es importante considerar qué colores se adaptan mejor a los datos que muestra. Intente utilizar colores que faciliten la identificación de relaciones, tendencias y valores atípicos. Los colores brillantes y llamativos suelen ser la mejor opción para visualizar datos.

Utilice los iconos sabiamente

El uso de íconos es una excelente manera de proporcionar contexto adicional y transmitir rápidamente su punto de vista. Los iconos también son útiles para comparar rápidamente valores entre sí. Se pueden utilizar iconos para representar diferentes tipos de datos, así como relaciones entre puntos de datos. Cuando utilice íconos, asegúrese de elegir íconos que sean fáciles de entender e interpretar.

• Asegúrese de seleccionar íconos que sean apropiados para los datos que está mostrando.
• Utilice íconos para llamar la atención sobre valores atípicos, tendencias o valores importantes.
• Utilice iconos para representar diferentes tipos de datos.
• Asegúrese de limitar la cantidad de íconos que usa en su tablero.

Personaliza tu panel

Una vez que haya creado y diseñado su panel ideal, es importante mantenerlo actualizado. En este mundo en constante cambio, es esencial monitorear constantemente su panel para garantizar que los datos estén actualizados y sean lo más precisos posible. Esto se puede lograr mediante actualizaciones y seguimiento periódicos. Las actualizaciones periódicas garantizan que el panel refleje con precisión la situación actual, para luego poder analizar adecuadamente los datos y sacar conclusiones sólidas.

Al incorporar controles deslizantes o botones en su panel, los usuarios pueden ajustar y ver rápidamente datos, ejecuciones o conjuntos de datos personalizados. Esto permite a los usuarios personalizar su experiencia e interactuar con sus datos de manera que brinden la comprensión más clara posible. Los controles deslizantes se pueden usar para resaltar puntos de datos, mientras que los botones se pueden usar para activar eventos o actualizaciones. Con la incorporación de la función, los usuarios pueden comparar datos, analizar tendencias y más para obtener una comprensión profunda de sus datos.

Verificación final

Ahora que ha creado su panel, hay algunas comprobaciones importantes para asegurarse de que su panel funcione de la manera más efectiva posible.

Pruebe su panel

Antes de finalizar su panel de Excel, asegúrese de probarlo. Esto significa revisar cada pestaña y la funcionalidad del panel en general. Si algo no parece correcto, tómate el tiempo para regresar y corregir cualquier error.

Asegúrese de que su hoja de trabajo siga las mejores prácticas

La efectividad de su panel en Excel también depende de qué tan bien haya aplicado las mejores prácticas de diseño de paneles. Verifique su diseño y formato para asegurarse de que sigan las mejores prácticas de Excel. A continuación se presentan algunos elementos específicos para revisar.

• Verifique su formato, como tamaños de fuente, familia de fuentes y color.
• Asegúrese de que todos los rangos y celdas estén configurados correctamente para mostrar los datos correctamente.
• Verifique el diseño de su gráfico para asegurarse de que los datos se visualicen correctamente y que todas las etiquetas estén configuradas correctamente.
• Asegúrese de que los nombres de las pestañas y de las hojas de trabajo describan con precisión los datos que contienen.

Conclusión

Crear un panel de Excel eficaz puede ser una excelente manera de llevar la visualización de datos al siguiente nivel. A través de la organización y los elementos visuales adecuados, un panel de Excel permite realizar comparaciones de datos en paralelo más fácilmente, facilita la detección de patrones, la identificación de relaciones y desviaciones de las tendencias esperadas y la toma de decisiones más informadas. Si sigue los consejos descritos anteriormente, puede crear un panel de Excel eficaz que sea fácil de crear y visualmente atractivo de usar.

Crear un panel de Excel puede parecer desalentador al principio, pero con un poco de preparación y práctica, puedes crear imágenes potentes en poco tiempo. Con una buena comprensión de los diferentes tipos de visualizaciones, conocer las mejores prácticas al crear un panel y utilizar las funciones y opciones disponibles en Excel para crear las mejores imágenes, crear un excelente panel ahora está a nuestro alcance.