Cómo crear un panel de control profesional en Excel

Introducción

Los paneles de control facilitan el seguimiento del rendimiento y las tendencias, y son una herramienta fundamental para cualquier empresa. Un panel de control es una herramienta visual que muestra métricas de rendimiento clave en una pantalla, lo que permite al usuario monitorear estados y resultados de un vistazo. Ayuda a identificar información relevante rápidamente, para que los propietarios, gerentes y ejecutivos de empresas puedan tomar decisiones informadas.

El objetivo de un cuadro de mando es tomar datos empresariales en múltiples formas y formatos y convertirlos en elementos visuales fáciles de entender. Los cuadros de mando pueden ayudar a los usuarios a identificar y evaluar oportunidades de manera más eficaz, detectar rápidamente tendencias y cambios y, en última instancia, tomar mejores decisiones.

El uso de Excel para crear un cuadro de mandos tiene muchas ventajas. Excel es una herramienta económica y potente que cuenta con una gran base de usuarios y una amplia disponibilidad. Excel también ofrece a los usuarios una gran flexibilidad en la forma en que se organizan y muestran los datos, lo que significa que los cuadros de mandos se pueden personalizar fácilmente sin necesidad de conocimientos técnicos.

Pre-implementación: Diseño de su panel de control

Disponer de un panel de datos eficaz puede ayudar a cualquier equipo u organización a obtener una visión general de sus datos y mejorar la toma de decisiones. Sin embargo, para diseñar un panel de datos que permita una implementación exitosa es necesario tener en cuenta varios factores. A continuación, se presentan las prácticas recomendadas para diseñar un panel de datos que permita una implementación exitosa.

Comprenda qué tipo de datos necesita

Al diseñar un panel de datos, es importante comprender qué tipo de datos necesita. Identificar métricas clave que brinden información basada en datos puede ayudarlo a realizar un seguimiento del rendimiento y garantizar que se centre en los objetivos más importantes. Una vez que comprenda los datos necesarios, puede concentrarse en obtenerlos de las fuentes adecuadas y determinar cómo deben presentarse para que el panel sea eficaz.

Elija las herramientas de visualización más adecuadas

Elegir la herramienta de visualización para su panel es fundamental. Si utiliza un elemento visual incorrecto, puede hacer que su panel sea innecesariamente complicado o abrumador. Hay varios tipos de gráficos entre los que puede elegir, como tablas, gráficos de líneas, gráficos de barras y diagramas de dispersión. No hay dos paneles iguales, por lo que es importante determinar qué elemento visual representará mejor sus datos y el mensaje que intenta transmitir.

Diseñe teniendo en mente a su audiencia

El paso final en el diseño de un panel es tener en cuenta a la audiencia a la que va dirigido. Debe asegurarse de que el panel esté diseñado de manera que sea fácil de entender y asimilar para la audiencia a la que va dirigido. Dado que los paneles están pensados ​​para presentar datos complejos de una manera clara y concisa, es importante asegurarse de que los elementos visuales, las métricas y el diseño general faciliten la comprensión de los datos a simple vista.

Organización de datos

Al implementar paneles en Excel, la organización de los datos es fundamental. Para maximizar el potencial de sus paneles, aquí se presentan algunas prácticas recomendadas relacionadas con la organización de datos.

Utilice comandos de datos, tablas y consultas de manera eficaz

Los comandos de datos, como ordenar, filtrar y agrupar, pueden ayudarle a organizar los datos de sus paneles. Las tablas de Excel, un tipo de rango de datos estructurados, son útiles para administrar datos, como ordenar, filtrar y calcular totales y subtotales. Las consultas se pueden utilizar para filtrar y combinar datos de varias fuentes.

Establecer un formato consistente

Para garantizar la precisión y legibilidad de su panel, debe establecer un formato uniforme. Cuando configure el modelo de Excel, incluya una tabla de reglas de formato. Esto puede garantizar que todos utilicen los mismos estándares cuando ingresen datos en su panel.

Configurar una canalización de datos

Para mantener la precisión de su panel, debe asegurarse de que los datos se mantengan actualizados. Para ello, configure una canalización de datos que automatice el proceso de introducción de datos en el panel. Esto puede incluir la conexión a fuentes de datos externas, la programación de actualizaciones de datos y la configuración de alertas para problemas de calidad de los datos.

Características del panel de control

El uso de Excel para la implementación de paneles de control ofrece a los usuarios una forma útil de supervisar, visualizar y analizar conjuntos de datos para tomar decisiones fundamentadas. Los paneles de control de Excel aprovechan gráficos, ilustraciones y herramientas de macros para reunir información de múltiples fuentes en una única interfaz fácil de usar. Para maximizar la eficacia de los paneles de control implementados en Excel, se deben tener en cuenta las siguientes características.

Incorporar opciones de filtrado

El uso de filtros en los paneles de Excel permite a los usuarios identificar rápidamente puntos de datos específicos. Por ejemplo, los filtros se pueden utilizar para segmentar datos o para ver puntos de datos individuales que conforman conjuntos más grandes. Para garantizar el máximo rendimiento de los esfuerzos de filtrado de los usuarios, los paneles de Excel también deben tener opciones para mostrar métricas de resumen, a veces denominadas «datos agregados» que reflejan el uso de filtros.

Consolidar fórmulas en una sola celda

Una sola celda puede almacenar varias fórmulas, lo que simplifica enormemente la cantidad de fórmulas. Esto facilita el mantenimiento del panel y ayuda a garantizar la precisión, de modo que los datos se recopilen sin tener que volver a ingresar las fórmulas cada vez. Las fórmulas se agregan a una sola celda, y las celdas adicionales pueden hacer referencia a las fórmulas, lo que crea un panel más fácil de leer y utilizar.

Crear gráficos dinámicos

El uso de gráficos dinámicos en los paneles de Excel ofrece ventajas tanto para el usuario como para el administrador del panel. Los gráficos dinámicos permiten al usuario manipular los valores y explorar una variedad de escenarios que pueden ayudar en el proceso de toma de decisiones. Para el administrador del panel, los gráficos dinámicos brindan la capacidad de actualizar las visualizaciones cuando cambian los datos subyacentes.

• Por ejemplo, un gráfico dinámico puede mostrar un rango de valores fácilmente ajustable que el usuario puede manipular con el mouse.
• Además, los gráficos dinámicos pueden proporcionar resúmenes de datos de una manera visualmente atractiva y que permite a los usuarios profundizar en los datos subyacentes cuando sea necesario.
• Un ejemplo de un gráfico dinámico es un mapa de calor, que permite a los usuarios diferenciar rápida y fácilmente entre áreas con valores más altos y más bajos.

Seguro de calidad

Al crear paneles de control basados ​​en Excel, garantizar la precisión de los datos es absolutamente fundamental para obtener algún tipo de confianza de los lectores. Para garantizar esta precisión, se deben tomar varias medidas de control de calidad.

Pon a prueba tus fórmulas

Las fórmulas que se utilizan para alimentar los paneles de control deben probarse exhaustivamente antes de utilizarlas en producción. Esto ayudará a garantizar que se muestren los resultados correctos según lo esperado y que errores simples no provoquen que se presente un análisis incorrecto a los usuarios finales. Además de probar la precisión, es importante verificar la eficiencia. Explorar técnicas como el almacenamiento en caché de datos puede mejorar enormemente el rendimiento de su libro de trabajo.

Comparar los gráficos con los datos de origen

Verificar que los gráficos muestren la información correcta es un proceso muy sencillo. Comparar los gráficos con los datos de origen a partir de los cuales se crearon es la mejor manera de garantizar que los datos que se muestran coincidan con precisión con los datos que ha almacenado.

Solución de problemas de solicitudes de mejora

Asegurarse de que los cambios en el panel de control se implementen correctamente es una tarea muy importante. Cuando se le pide que haga cambios, es importante obtener una especificación clara de lo que desea cambiar. También es una buena idea solucionar los problemas de los cambios y asegurarse de que se implementen de la manera más adecuada.

Pasos posteriores a la implementación

Una vez que haya implementado correctamente su panel, existen algunos pasos clave posteriores a la implementación para lograr un uso y un rendimiento óptimos. Siga estos pasos para obtener el mejor rendimiento de su panel.

Desarrollar un cronograma de actualización

Es importante desarrollar un cronograma de actualización para el panel inmediatamente después de la implementación. Tener un cronograma regular de cuándo se actualiza el panel es esencial para lograr un rendimiento y una precisión constantes. El cronograma debe incluir la hora del día en que se actualiza el panel, así como la frecuencia con la que se actualiza. Según las fuentes de datos y la frecuencia de uso, es posible que deba actualizarlo varias veces al día o una vez a la semana.

Supervise el rendimiento de su panel de control

Una vez que haya desarrollado su programa de actualización, es importante que controle el rendimiento de su panel. Tome nota de los errores y preste atención a la respuesta del panel a las solicitudes de los usuarios. Esto le permitirá realizar los cambios necesarios de forma más rápida y sencilla.

Identificar oportunidades de mejora

Incluso cuando el panel de control esté en funcionamiento, siempre hay margen de mejora. Asegúrese de evaluarlo periódicamente y crear una lista de las mejoras que se podrían realizar para mejorar la experiencia del usuario. Esto podría significar agregar nuevas funciones o limpiar las existentes. Al evaluar y mejorar constantemente el panel de control, puede asegurarse de que siga siendo fácil de usar y eficaz.

Conclusión

En esta publicación del blog, hemos cubierto los aspectos prácticos de la implementación de un panel en Excel. Analizamos la importancia de los paneles de Excel para evaluar datos, las mejores prácticas asociadas con la implementación de paneles en Excel y brindamos consejos útiles para presentar y visualizar un panel correctamente.

Recapitulación de los puntos clave

Para resumir, aquí están los puntos principales de esta publicación de blog sobre la implementación del panel en Excel:

• Los paneles de control son una herramienta eficaz para evaluar datos y tomar decisiones.
• Al crear un panel de control, asegúrese de planificar y estructurar sus datos correctamente.
• Tenga en cuenta a la audiencia y adapte el panel a sus necesidades e intereses.
• Utilice visualizaciones que creen el mayor impacto.
• Estructura los gráficos para que sean fáciles de navegar e interpretar.

Destacar la importancia de la implementación del tablero de mandos en Excel

La implementación de un panel en Excel requiere atención a los detalles, así como una buena comprensión de los datos y la audiencia. Es importante tener en cuenta las mejores prácticas asociadas con las implementaciones de paneles en Excel y estructurar los datos y las visualizaciones en consecuencia. Si se realiza correctamente, un panel en Excel puede ser una forma eficaz de presentar los datos de una manera significativa e impactante.