Guía completa para el diseño de paneles de control en Excel

Introducción

Un panel de Excel se considera una herramienta de análisis que se utiliza para presentar datos resumidos de información relacionada en una sola vista. Esta representación visual permite a los equipos observar tendencias, patrones, sugerir soluciones y realizar un seguimiento del rendimiento. Los paneles de Excel suelen crearse con software de hojas de cálculo, como Microsoft Excel o Google Sheets.

Tipos de paneles de Excel

• Tablero Kanban: para el seguimiento del progreso del proyecto

• Cuadro de mando: para visualizar indicadores clave de rendimiento
• Mapa geográfico: para el análisis del rendimiento a nivel de ubicación
• Gráfico circular: para ilustrar datos en partes de un todo.
• Power View: para mostrar datos de forma interactiva

Conceptos erróneos comunes sobre el diseño de paneles de Excel

Los paneles de Excel son una forma eficiente de agregar y visualizar datos, lo que facilita a los usuarios la identificación de tendencias, valores atípicos y otras oportunidades. Sin embargo, debido a que son relativamente nuevos y aún no son una herramienta común, existen muchos conceptos erróneos en torno a los paneles de Excel que hacen que las personas duden en usarlos. Analicemos algunos de los conceptos erróneos más comunes sobre el diseño de paneles de Excel.

Son demasiado difíciles de diseñar.

Esta idea errónea no podría estar más lejos de la realidad. Si bien es cierto que los paneles de Excel requieren un poco más de tiempo y energía para configurarse, en realidad son bastante fáciles de diseñar. Con la ayuda de plantillas, los usuarios pueden crear paneles de Excel de manera rápida y sencilla que se adapten específicamente a sus necesidades. Sin mencionar que hay muchos recursos en línea disponibles para ayudar a los usuarios a aprender los conceptos básicos y garantizar que sus paneles de Excel estén diseñados correctamente.

No son lo suficientemente dinámicos

Uno de los conceptos erróneos más comunes sobre los paneles de Excel es que no son lo suficientemente dinámicos. Este concepto erróneo no tiene fundamento, ya que los paneles de Excel son en realidad muy dinámicos, lo que permite a los usuarios adaptar y ajustar fácilmente el panel a sus necesidades o preferencias. Por ejemplo, los usuarios pueden agregar o eliminar columnas, aplicar filtros y ordenar filas fácilmente para personalizar las vistas de datos.

No es posible tener datos en tiempo real

De hecho, los paneles de Excel pueden proporcionar datos en tiempo real. Con la ayuda de algunos servicios conectados, los usuarios pueden configurar de forma rápida y sencilla sus paneles para recibir y mostrar datos en tiempo real. Esto puede resultar increíblemente útil para realizar un seguimiento del progreso, controlar los KPI y detectar posibles problemas antes de que se conviertan en un problema.

Están restringidos por página

La idea errónea de que los paneles de Excel están limitados por páginas no tiene fundamento, ya que en realidad es bastante fácil evitar esta limitación. Por ejemplo, los usuarios pueden utilizar «segmentadores» para alternar entre diferentes páginas de datos, o pueden utilizar «tablas cruzadas» para mostrar conjuntos de datos más grandes en una sola página. Además, hay varios recursos en línea disponibles para los usuarios que buscan consejos y trucos para optimizar sus diseños de paneles de Excel.

Beneficios del diseño de tableros de mando en Excel

Los paneles de Excel son una herramienta poderosa para trabajar con datos, ya que le brindan una vista integral de su información, organizándola de una manera que sea fácil de leer, comprender y administrar. Los paneles de Excel pueden ayudar a cualquier empresa con la recopilación y el análisis de datos, y este tipo de herramienta de análisis de datos tiene varios beneficios.

Datos optimizados y organizados

El principal beneficio de un panel de Excel es que proporciona una vista clara y organizada de sus datos. Toma los datos sin procesar y los organiza en fragmentos fáciles de digerir, lo que le permite comprender rápidamente lo que le dicen. Esto puede ayudarlo a tomar decisiones más informadas y es mucho más fácil identificar cualquier inconsistencia o problema en los datos. Los paneles de Excel también facilitan la comparación de diferentes conjuntos de datos, por lo que puede hacer predicciones y evaluaciones más precisas.

Las imágenes son más fáciles de comprender

Un panel de Excel facilita la comprensión de los datos al proporcionar una representación visual de la información. Los gráficos y diagramas codificados por colores facilitan la identificación rápida de patrones y tendencias en los datos, y esto puede ayudarle a comprender lo que los datos le indican de forma rápida y precisa. Los paneles de Excel también le permiten aplicar filtros fácilmente a los datos, de modo que pueda verlos desde diferentes perspectivas y obtener una imagen más completa de la situación.

Accesible a múltiples usuarios

Por último, un panel de Excel facilita el uso compartido de datos con varios usuarios. Siempre que los usuarios tengan acceso al panel de Excel, podrán ver datos en tiempo real, lo que ayuda a garantizar que todos estén en la misma página. Esto puede ayudarle a tomar decisiones más informadas y simplifica el proceso de recopilación, análisis y distribución de datos.

Diferentes tipos de herramientas de panel de Excel

Los paneles de Excel son una excelente manera de mostrar y analizar conjuntos de datos completos. Sin embargo, existen muchos conceptos erróneos sobre los paneles de Excel, y comprender los diferentes tipos de herramientas de paneles de Excel puede ser una excelente manera de comenzar un proyecto de diseño de paneles exitoso.

La creación de gráficos es fácil

Muchas personas creen erróneamente que crear gráficos en Excel es un proceso sencillo. En realidad, crear un gráfico bien diseñado implica mucho trabajo, como elegir el tipo de gráfico adecuado para los datos y personalizarlo para garantizar que sea legible y comunique los datos con precisión.

Formato automático de datos

Otro error es pensar que los paneles de Excel pueden formatear datos automáticamente. Excel tiene algunas funciones de formato automático de datos, como la herramienta Formato condicional, que se puede utilizar para resaltar y colorear valores rápidamente, pero es importante tener en cuenta las limitaciones de estas herramientas.

Informes de instantáneas

Por último, algunas personas confunden los paneles de Excel con instantáneas de informes. Si bien un panel de Excel se puede utilizar para generar una instantánea de un conjunto de datos en un momento determinado, los paneles de Excel se deben utilizar para mucho más que eso. Con un panel bien diseñado, es posible comparar conjuntos de datos a lo largo de un período de tiempo, identificar tendencias y extraer conclusiones de los datos.

Mejores prácticas para el diseño de paneles de Excel

Tener un diseño de tablero de Excel eficaz permite a las empresas realizar un seguimiento de su desempeño y monitorear cualquier cambio a lo largo del tiempo. Esta comprensión de cómo le está yendo a su empresa ayuda a los gerentes a tomar decisiones y planificar el futuro. A pesar de la confusión común sobre el diseño adecuado de un tablero, se deben tener en cuenta las siguientes prácticas al crear un tablero de Excel.

Imágenes de calidad

Es importante que los elementos visuales sean claros y simples. Un panel de Excel debe ser fácil de leer y comprender a simple vista. Los datos deben estar organizados y ser comprensibles con elementos visuales intuitivos. Hoy en día, los paneles de Excel se han vuelto cada vez más interactivos con funciones como botones y segmentaciones de datos. Estas funciones pueden ayudar a transformar lo que parecen muchos datos en una presentación visual comprensible. Sin embargo, se debe tener cuidado de no agregar demasiadas funciones, ya que esto puede confundir a los espectadores.

Resaltar datos importantes

Los datos deben presentarse de manera que la información más importante se destaque en comparación con el resto. Una práctica que podría ayudar con esto es establecer una jerarquía de colores para los datos que son más o menos importantes, asegurándose de que el resaltado se mantenga uniforme en todo momento. Además, puede ser útil organizar los datos de manera que las categorías más importantes estén hacia el comienzo del panel de control para que los usuarios no tengan que desplazarse hasta el final para obtener la información más importante.

Comprender los datos contenidos

Garantizar la precisión de los datos es fundamental para el éxito del diseño de un cuadro de mandos. Antes de comenzar cualquier diseño, asegúrese de que todos los números provengan de fuentes de datos fiables y de que todos los cálculos se hayan comprobado dos veces. Nunca es una buena idea diseñar cuadros de mandos con datos incorrectos, ya que esto puede dar lugar a una mala toma de decisiones.

Una vez que se hayan verificado y vuelto a verificar todos los datos, considere formatear el panel para enfatizar el punto que desea transmitir. Esto se puede hacer mediante el uso de gráficos que pueden ayudar a los usuarios a comprender verdaderamente los datos presentados y asegurarse de que se interpreten de la manera correcta.

Conclusión

Los paneles de Excel son una gran herramienta para presentar información de forma clara y concisa. El diseño adecuado de un panel requiere comprender cómo se organizan y presentan los datos. Tener en cuenta la precisión de los datos, la calidad de los elementos visuales y destacar los datos importantes ayudará a garantizar la eficacia de un panel de Excel.

Consejos finales sobre el diseño de paneles de Excel

Al crear un panel de Excel, hay muchos factores importantes que se deben tener en cuenta para garantizar el éxito, como tomarse el tiempo para probar y medir adecuadamente los resultados y buscar comentarios de otros usuarios. Tenga en cuenta los siguientes consejos para crear una experiencia eficaz en el panel de Excel.

Tómese el tiempo para probar y medir

Antes de mostrar su panel de Excel a usuarios potenciales, debe tomarse el tiempo de probarlo con grupos pequeños de personas. Pídale a sus evaluadores que se aseguren de que el panel incluye todos los datos necesarios y que midan también la precisión de los datos. Al probar el panel con grupos pequeños con anticipación, puede asegurarse de que el panel final sea bien recibido por su audiencia.

Obtenga comentarios de otros usuarios

No importa lo bien que creas que has diseñado tu panel de Excel, siempre debes pedirle comentarios a otros usuarios. Pídeles que revisen el panel y te den su opinión sincera. Esto te ayudará a solucionar cualquier problema que no sea obvio desde tu perspectiva. Además, los comentarios de los usuarios te darán una idea de lo que funciona bien y lo que se podría mejorar.

• Pruebe el panel de Excel con pequeños grupos de personas antes de lanzarlo.
• Solicite comentarios de otros usuarios para obtener opiniones honestas sobre el diseño.

Conclusión

Los paneles de Excel son herramientas poderosas para el análisis de datos. Son fáciles de aprender, administrar y usar, y también son capaces de crear visualizaciones poderosas e informativas. Si bien los paneles de Excel tienen muchas fortalezas y capacidades, existen algunos conceptos erróneos comunes que pueden causar problemas en su diseño e implementación. Es importante comprender estos conceptos erróneos para diseñar e implementar paneles efectivos.

Comprender cuándo usar Excel para diseñar un panel y las mejores prácticas para el análisis y la visualización de datos es fundamental para crear un panel exitoso. Esto no solo lo ayudará a evitar errores y conceptos erróneos comunes, sino que también puede ayudarlo a crear visualizaciones significativas que sean fáciles de entender. Al familiarizarse con los diversos componentes de un panel eficaz, puede diseñar y desarrollar paneles que sean efectivos e informativos.