Qué tener en cuenta al crear un panel de Excel

Introducción

Los paneles de control creados en Microsoft Excel brindan una manera eficiente de monitorear indicadores clave de rendimiento (KPI), realizar un seguimiento de métricas y tomar decisiones basadas en datos. Los paneles de control de Excel son informes interactivos que permiten a los usuarios comerciales visualizar y analizar sin esfuerzo los datos recopilados. Un panel de control de Excel bien diseñado puede ofrecer información rápida sobre el rendimiento de una empresa, permitir que los usuarios detecten problemas rápidamente y permitir la toma de decisiones importantes que pueden mejorar las operaciones comerciales.

Al crear un panel de Excel, se deben tener en cuenta ciertas consideraciones para garantizar que los datos se presenten de la manera más precisa y eficaz. En este artículo, se explicará qué se debe tener en cuenta al crear un panel de Excel, incluidos elementos como la representación de los datos, el diseño y los elementos visuales personalizados.

Recopilación de datos

Todos los tableros requieren datos. Estos datos pueden provenir de sistemas empresariales internos, hojas de cálculo, bases de datos o fuentes de datos públicas. Para crear un tablero en Excel, se debe identificar la fuente de los datos.

Fuente de datos

La fuente de datos es la fuente principal de la que provienen los datos. Puede ser una base de datos, un sistema transaccional o una API externa. Las hojas de cálculo preexistentes pueden requerir una entrada manual, mientras que otras pueden crearse mediante conexiones API. Independientemente de la fuente de datos, identifique una fuente confiable y segura que pueda contener los datos necesarios.

Extraer datos importantes

Una vez identificada la fuente de datos, es importante extraer los datos necesarios para crear el panel de Excel. Para ello, es importante centrarse en la información esencial que se requiere. Concéntrese en los campos más relevantes y evite detalles adicionales que no se utilizarán en el panel. Esto ayudará a mantener el panel organizado, significativo y manejable.

• Identificar la fuente de datos
• Extraer datos importantes
• Evite datos irrelevantes

Elementos de diseño visual

Al crear un panel de Excel, es importante tener en cuenta los elementos de diseño visual para que el diseño del panel sea atractivo y legible. Estos elementos pueden incluir colores, tablas e íconos. A continuación, se presentan algunos elementos clave que se deben tener en cuenta al crear un panel de Excel.

Bandera

El uso de colores en el diseño es un elemento esencial a la hora de crear un panel de Excel. Se pueden utilizar colores para llamar la atención sobre puntos importantes dentro del panel y hacer que la información sea más destacada.

La claridad es fundamental a la hora de utilizar colores en un panel de Excel. El uso de colores contrastantes ayuda a atraer la atención hacia determinados elementos del panel en los que se debe centrar la atención. Preste atención a los elementos de diseño, como la elección de la paleta de colores, y asegúrese de que los colores utilizados no resulten abrumadores para el usuario.

Tablas

Las tablas son un elemento útil en un panel de Excel, ya que brindan una forma clara de presentar la información. Al crear tablas dentro del panel de Excel, es importante tener en cuenta el diseño de la página, las filas y columnas, el formato de organización de los datos y la clasificación.

Al prestar atención a estos elementos de diseño dentro de las tablas, los usuarios pueden comprender e interactuar rápida y fácilmente con los datos que se presentan en el tablero.

Iconos

Los íconos son una excelente manera de hacer que un panel de Excel sea más atractivo visualmente. También pueden ayudar a simplificar la experiencia del usuario al proporcionar una forma sencilla de acceder a ciertas funciones. El uso de íconos en un panel de Excel puede hacer que un panel complejo sea más fácil de entender.

Al utilizar íconos, asegúrese de utilizar íconos que sean fácilmente reconocibles y transmitan el significado deseado. La incorporación de íconos no debe distraer la atención del panel ni dificultar su comprensión.

Exploración y representación de datos

La exploración de datos es un paso crucial a la hora de crear un cuadro de mandos de Excel. Recopilar, preparar y organizar los datos correctos antes de presentarlos en el cuadro de mandos es esencial. Cada cuadro de mandos debe contener los datos que el público puede querer ver a primera vista. Por lo tanto, debe ajustarse al propósito del cuadro de mandos y debe estar adaptado al público.

A continuación, se presentan algunas de las cosas que se deben tener en cuenta al explorar y representar datos para un panel de Excel:

Preparar los datos en consecuencia

Los datos deben prepararse específicamente para el panel de control. Los datos deben organizarse en un formato que ayude a crear la mejor representación visual de los datos. Si los datos ya están estructurados en tablas, deben modificarse y reorganizarse para objetivos específicos. Si no están estructurados, deben ordenarse y organizarse en grupos lógicos.

Utilice fórmulas y funciones para comparar datos

Las fórmulas y funciones son herramientas esenciales para analizar datos. Se pueden utilizar para comparar diferentes conjuntos de datos y hacer predicciones. Las fórmulas y funciones se deben utilizar de forma selectiva para reducir la complejidad y garantizar la precisión de los resultados. Por ejemplo, si un panel necesita comparar datos de ventas de diferentes tiendas, SI Esta función se puede utilizar para identificar las tiendas que han experimentado un aumento en las ventas.

Informes

Al crear un panel de Excel, los informes son un elemento clave de la comunicación. Los informes representan los datos de una manera que ayuda a la audiencia a interpretarlos y comprenderlos. Los paneles de Excel permiten a las organizaciones tomar decisiones basadas en datos; sin embargo, el panel debe presentarse de una manera comprensible y significativa.

Traducir los datos contando una historia

Traducir los datos de forma que cuenten una historia es una técnica eficaz para presentar un cuadro de mando. Se necesita contexto para que los datos adquieran significado y para descubrir patrones y tendencias. El uso de ayudas visuales y colores para crear representaciones memorables hace que esta información sea aún más impactante.

Vincularlo a los objetivos del negocio

Al implementar un panel de control, es importante vincular los datos con objetivos comerciales mensurables. Esto ayudará a priorizar y enfocar los esfuerzos en la dirección correcta. Los paneles de control se pueden automatizar y utilizar para realizar un seguimiento del desempeño de los objetivos a lo largo del tiempo para mantener informados a los tomadores de decisiones en todo momento.

Adición de funcionalidades al panel de control

Los paneles de Excel son una herramienta esencial para visualizar datos, crear tendencias y proporcionar una visión general más concisa de los indicadores clave de rendimiento. Para aprovechar al máximo su panel de Excel, es importante comprender y considerar las funciones y capacidades de automatización en la fase de diseño. A continuación, abordamos dos funciones clave que se deben tener en cuenta al crear un panel.

Automatización

La automatización de su panel de control es una forma clave de mejorar su funcionalidad y utilidad, al garantizar que todos los datos se actualicen periódicamente y que las tendencias se analicen automáticamente. La automatización se puede lograr realizando acciones como actualizar automáticamente los datos cuando se abre un archivo, vaciando los datos mediante un proceso conocido como Actualizar todo o creando un proceso automatizado que se ejecute en segundo plano y actualice los datos en un momento específico. La automatización de su panel de control también se puede lograr creando macros para ejecutar funciones como crear un gráfico o un análisis de puntos de datos específicos.

Vinculación de varias pestañas

La capacidad de vincular varias pestañas dentro de un panel de Excel es otra forma eficaz de garantizar que los datos estén actualizados y se puede utilizar para extraer datos de varias fuentes. Para vincular pestañas dentro de su panel, puede crear una fórmula utilizando la función de apuntar y vinculando los datos de la pestaña de origen con la pestaña de destino. Esta función también se puede utilizar para crear cálculos complejos y extraer datos de varias fuentes para mostrar visualmente tendencias o patrones en estas diferentes fuentes en un solo panel.

El uso de las funciones de automatización y vinculación mejorará enormemente la utilidad y la funcionalidad de su panel de Excel, al garantizar que todos los datos estén actualizados y controlados en tiempo real. Comprender y tener en cuenta estas funciones en la fase de diseño le ayudará a convertirse en un experto en Excel y a llevar sus presentaciones de datos al siguiente nivel.

Conclusión

La creación de un panel de Excel es una herramienta esencial para cualquier usuario empresarial que busque maximizar la visualización de datos de manera eficiente. Los paneles brindan la oportunidad de monitorear, analizar y tomar medidas sobre grandes conjuntos de datos de una manera fácil y sencilla de entender. Los paneles de Excel son rentables, confiables y seguros, y accesibles para los usuarios que necesitan trabajar de forma remota. Teniendo en cuenta estos beneficios, cualquier organización que busque recopilar y difundir datos de manera concisa y relevante debería considerar la posibilidad de crear un panel de Excel.