Cómo crear potentes paneles de control en Excel

Introducción

Los paneles de Excel son interfaces gráficas de usuario que combinan elementos visuales con datos de una manera interactiva y organizada para ayudar a los usuarios a tomar decisiones más informadas. Estos paneles pueden ayudar a proporcionar una forma eficaz de visualizar datos complejos que pueden ser difíciles de entender y comunicar. Mediante el uso de visualizaciones reveladoras, los paneles de Excel pueden brindar a las organizaciones y a las personas la oportunidad de comprender mejor sus datos y pueden convertirlos en información valiosa y procesable.

Descripción general de los paneles de Excel

Los paneles de Excel pueden ser simples o complejos, según las necesidades específicas de la organización o del individuo. Los paneles de Excel pueden contener una variedad de elementos, como gráficos, diagramas, tablas y más. Estos diferentes tipos de elementos visuales y fuentes de datos se pueden organizar y mostrar en un panel de Excel según las necesidades específicas del usuario. Los paneles de Excel pueden ser útiles para realizar un seguimiento de varios tipos de datos, como ventas, rendimiento, presupuesto y más.

Beneficios de las visualizaciones

Los paneles de Excel pueden ser una forma eficaz de proporcionar información significativa sobre grandes cantidades de datos. Mediante el uso de elementos visuales, los datos se pueden mostrar de forma organizada y pueden ser más fáciles de entender. Los elementos visuales también permiten a los usuarios identificar rápidamente patrones, tendencias e información que de otro modo podrían ser difíciles de ver. Los paneles de Excel también pueden brindar oportunidades para contar una historia con los datos, lo que facilita la comunicación y el intercambio de información con otras personas.

Recopilación y organización de sus datos

Para crear visualizaciones precisas, es fundamental que los datos se recopilen, limpien y almacenen correctamente en un libro de Excel. Al recopilar datos, es importante tener en cuenta las fuentes que se utilizan.

Fuentes de datos

Los datos pueden provenir de diversas fuentes, según el tipo de proyecto en el que esté trabajando y las preguntas que intente responder. Las fuentes de datos pueden incluir registros de la empresa, encuestas de clientes, estudios de mercado y conjuntos de datos externos. Considere el tipo de datos que necesita recopilar y las fuentes que pueden proporcionárselos.

Limpieza y normalización de datos

Una vez que haya recopilado los datos, es importante limpiarlos y normalizarlos. Esto garantizará que todos los puntos de datos sean coherentes y tengan el formato correcto. La limpieza y normalización de los datos incluye la comprobación de errores, la eliminación de entradas duplicadas, la transformación y el formato de los datos de forma que resulte más fácil analizarlos.

Cómo almacenar datos en un libro de Excel

Una vez que los datos estén limpios y normalizados, es momento de almacenarlos en un libro de Excel. Excel le permite organizar los datos en tablas separadas, lo que facilita el trabajo con ellos. Además, Excel proporciona herramientas potentes que le permiten analizar los datos y crear visualizaciones.

Creando tu panel de control

Las visualizaciones de datos ofrecen a las personas una forma inmediata de interpretar los datos de forma rápida y eficaz. Con solo unos clics del mouse, los usuarios pueden crear visualizaciones sorprendentes y reveladoras en un panel de Excel. Estos son los pasos que debe seguir para comenzar.

Seleccionar la herramienta óptima

Antes de comenzar a crear el panel, es importante determinar qué herramienta utilizará para crear la visualización de datos. El programa Excel contiene una serie de funciones útiles que facilitan la selección de la herramienta adecuada para el trabajo. Busque funciones en el programa que tengan capacidades de visualización integradas y que también permitan actualizaciones dinámicas de sus elementos visuales si es necesario.

Conexión a fuentes de datos

Ahora que ha seleccionado la herramienta adecuada, debe conectar sus fuentes de datos con el panel de Excel. Hay varias formas de hacerlo, según el tipo de fuente de datos. Por ejemplo, si la fuente de datos es una hoja de cálculo en línea, puede conectarlas directamente a través de una llamada API o mediante una herramienta de transformación de datos. Si la fuente de datos está en una base de datos local, puede conectarla a través de una consulta SQL o una conexión ODBC.

Organización y elaboración del diseño del tablero de instrumentos

Una vez que los datos estén conectados al panel de Excel, es momento de comenzar a crear la visualización. Aquí deberá pensar en la información que desea mostrar, el tipo de visualización que transmitirá mejor los datos y el tamaño y la disposición de los elementos visuales. Para ayudar a tomar las mejores decisiones de diseño, tenga en cuenta lo siguiente:

• Comprenda los datos: examine lo que le dicen los datos, identifique tendencias y detecte valores atípicos.
• Organizar los datos: seleccione los campos de datos apropiados para mostrar en cada visualización y el orden en que deben presentarse.
• Elija el elemento visual adecuado: seleccione el tipo de gráfico adecuado que capture los elementos esenciales de sus datos.
• Iterar y ajustar: según sea necesario, realice cambios en los campos de datos, el tipo de gráfico u otros aspectos del elemento visual para capturar el mensaje más efectivo.

Tipos de visualizaciones

Hay una variedad de diferentes herramientas de visualización disponibles para ayudarlo a convertir los datos en visualizaciones reveladoras en un panel de Excel. Cada tipo de visualización tiene sus propias fortalezas y debilidades, y saber cuál usar en diferentes situaciones puede ayudar a mejorar la presentación de sus datos. Aquí, repasaremos algunos de los tipos de visualización más utilizados: gráficos de líneas y barras básicos, mapas de calor de Tableau y gráficos de dispersión de Power BI.

Gráficos básicos de líneas y barras

Los gráficos de líneas y barras básicos son algunas de las visualizaciones más utilizadas. Son simples, fáciles de entender y pueden proporcionar una buena descripción general de los datos. Los gráficos de líneas se utilizan comúnmente para mostrar tendencias a lo largo del tiempo, mientras que los gráficos de barras se utilizan para comparar diferentes elementos. Ambos tipos de gráficos son bastante sencillos, por lo que son excelentes para principiantes.

Mapas de calor de Tableau

Los mapas de calor de Tableau son una excelente manera de comparar valores en diferentes categorías. Utilizan colores para mostrar las relaciones entre variables o elementos en un conjunto de datos determinado. Los mapas de calor permiten identificar rápidamente patrones y valores atípicos, lo que los hace increíblemente útiles para el análisis de datos. Sin embargo, pueden ser un poco más complejos que los gráficos de líneas y barras básicos, por lo que requieren un poco más de comprensión antes de poder usarlos de manera efectiva.

Diagramas de dispersión de Power BI

Los gráficos de dispersión de Power BI se utilizan para visualizar la relación entre dos o más variables. Son útiles para encontrar correlaciones y patrones entre diferentes conjuntos de datos. Los gráficos de dispersión pueden revelar tendencias y valores atípicos, así como brindar información sobre la estructura subyacente de un conjunto de datos. Los gráficos de dispersión también se pueden utilizar para modelar datos y determinar la influencia de una variable sobre otra.

5. Integración de su panel de control

El panel de control es la ventana que le permite ver el rendimiento de su empresa y sus métricas, pero es posible que desee acceder a él cuando lo necesite o cuando no esté en su oficina. Afortunadamente, existen varias formas excelentes de optimizar los datos del panel de control y hacer que sus conocimientos estén disponibles para una rápida recuperación.

a. Scripts de aplicaciones

Google Apps Script es un lenguaje de programación fácil de usar desarrollado por Google que se utiliza para automatizar tareas en G Suite. Permite a los usuarios acceder a sus datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Puedes utilizar Apps Script para automatizar tareas como recuperar datos de tu hoja de cálculo, actualizarlos y generar visualizaciones interactivas para tu panel de control.

b. Microsoft IoT Edge

Si desea llevar su panel de control al siguiente nivel, puede utilizar la plataforma IoT Edge de Microsoft. Esta plataforma le brinda la posibilidad de ejecutar una variedad de funciones y tareas en el borde de sus datos, en lugar de requerir una infraestructura centralizada basada en la nube. Esta puede ser una excelente manera de optimizar los datos que pone a disposición en su panel de control, ya que no necesita enviarlos de un lado a otro a la nube.

IoT Edge también le permite aplicar modelos de aprendizaje automático a sus datos y generar visualizaciones altamente interactivas. Esto facilita la identificación de patrones en sus datos y la obtención de información valiosa.

Optimización del rendimiento

Para garantizar que su panel de control funcione de manera óptima, existen algunos pasos que puede seguir para maximizar el rendimiento de su panel de control. Al tomar estas medidas, puede asegurarse de que las imágenes de su panel de control respondan, sean precisas y útiles.

Actualización de fuentes de datos

Actualizar periódicamente las fuentes de datos es esencial para garantizar la precisión de las imágenes del panel. A menudo, es necesario actualizar las fuentes de datos para que estén actualizadas y, si se descuida este paso, las imágenes del panel no reflejarán la información actual y pueden volverse poco confiables. Actualizar las fuentes de datos es especialmente importante cuando los datos provienen de una fuente externa, como una API.

Depuración de problemas de rendimiento

A veces, las imágenes del panel pueden volverse lentas o no responder por diversos motivos. Si este es el caso, es posible diagnosticar y solucionar problemas relacionados con el rendimiento del panel. Las causas comunes de los problemas de rendimiento del panel incluyen:

• Tablas de datos y gráficos con demasiados campos o demasiada complejidad
• Fuentes de datos que son demasiado grandes o contienen demasiada información
• Formato incorrecto de los datos subyacentes

El proceso de depuración de problemas de rendimiento en el panel varía ampliamente según la causa raíz del problema. Sin embargo, a menudo comienza con la comprobación del tamaño y la complejidad de los datos subyacentes para asegurarse de que no se intenta mostrar demasiados datos en los elementos visuales. Después de este paso, puede ser necesario realizar una investigación más exhaustiva para identificar y resolver el problema subyacente.

Conclusión

Los paneles de Excel son una excelente manera de transformar rápidamente los datos en información útil. Permiten a los usuarios interactuar fácilmente con los datos, identificar tendencias y relaciones, y compartir sus hallazgos con las partes interesadas. Si siguen el proceso de cuatro pasos que se describe en este artículo, los usuarios pueden crear rápidamente visualizaciones potentes y esclarecedoras en sus paneles de Excel.

Resumen de beneficios

Los paneles de Excel ofrecen muchas ventajas, entre ellas:

• La capacidad de acceder fácilmente a los datos
• La flexibilidad para crear rápidamente imágenes prácticas
• La capacidad de identificar tendencias y relaciones
• La oportunidad de compartir conocimientos con otros.

Consejos para futuras visualizaciones en Excel

A continuación se ofrecen algunos consejos para facilitar el trabajo con visualizaciones de Excel:

• Asegúrese de formatear los datos correctamente para que sean fáciles de leer.
• Aproveche las opciones de filtrado y clasificación para identificar rápidamente la información relevante
• Utilice el formato condicional para identificar tendencias rápidamente
• Cree gráficos personalizados para permitir una fácil comparación de datos
• Aproveche los atajos de formato para aplicar rápidamente trazos, rellenos y más

Con las técnicas de visualización y los datos adecuados, los paneles de Excel pueden ofrecer una excelente manera de convertir rápidamente los datos en información valiosa. Aprovechar las ventajas de los paneles de Excel puede conducir a una mejor toma de decisiones y formulación de estrategias.