Cómo monitorear y medir las cuentas por pagar KPI

Introducción

Monitorear y medir los indicadores clave de rendimiento (KPI) es un elemento importante del éxito de una empresa. Los KPI son métricas que se utilizan para rastrear y medir el progreso, identificar posibles problemas y áreas de mejora y brindar a las organizaciones visibilidad sobre su desempeño. Los KPI de cuentas por pagar (AP) proporcionan información sobre la eficiencia y el desempeño de los procesos AP de una empresa.

En esta publicación de blog, discutiremos los diversos aspectos de los AP KPI, cómo monitorearlos y medirlos, y por qué es importante hacerlo. También veremos los diferentes tipos de AP KPI y cómo se pueden usar para rastrear y mejorar la eficiencia de sus procesos AP.

Identificación de KPI relevantes

Las organizaciones utilizan indicadores de desempeño clave (KPI) para el proceso de cuentas por pagar (AP) para medir el desempeño de su departamento de AP y garantizar resultados exitosos. Es importante que las empresas puedan rastrear su progreso y buscar oportunidades de mejora de manera continua. Por lo tanto, identificar KPI relevantes para monitorear es un paso esencial para cualquier procedimiento de pago de cuentas exitoso.

Cuentas relevantes por pagar (AP) KPI a considerar

La lista de KPI a considerar variará entre las organizaciones y sus actividades. Los AP comunes que pueden usarse para medir el desempeño del departamento de AP de una organización incluyen:

• Días promedio de pago
• Tasa de precisión de pago
• Costos totales de AP como % de ingresos
• Número promedio de facturas sindicadas
• Porcentaje de pagos anticipados

Aceptando KPI monitoreados regularmente

Una vez que se han identificado los KPI relevantes, la organización debe conformarse con las métricas para ser monitoreadas regularmente. Esto puede incluir todos los KPI identificados, o una selección de ellos, dependiendo de su relevancia. Esto ayudará a garantizar que el equipo de AP esté rastreando su rendimiento con la mayor precisión posible, y que las métricas que se miden reflejan los objetivos y objetivos de la organización.

Las organizaciones pueden desear crear un plan de tres meses que describa los KPI que se miden en detalle y la frecuencia a la que se rastreará y monitorearán. Este plan también debe incluir valores u objetivos objetivo específicos, de modo que si el rendimiento de los KPI se sumerge por debajo de un nivel preestablecido, se puede llevar a cabo una mayor investigación para determinar la causa y aplicar las medidas necesarias para resolver cualquier problema.

Monitoreo de cuentas por pagar KPI

Automatizar el proceso de monitoreo AP KPI

Las organizaciones con grandes departamentos que se ocupan de las cuentas por pagar las funciones relacionadas con las cuentas deben considerar automatizar sus procesos de monitoreo AP KPI. La automatización del monitoreo AP KPI puede dar como resultado un ahorro significativo de costos, al tiempo que proporciona supervisión adicional que puede ayudar a garantizar que los pagos sean oportunos y precisos.

Las ventajas de automatizar el proceso incluyen:

• Peligencia de procesos de pago en todos los ámbitos.
• Centralización de datos de KPI que se pueden utilizar para informar y análisis.
• Mejora de la precisión y reduce los errores de llave.
• Reducción de procesos manuales y costos operativos.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas y regulaciones.

Para automatizar el proceso, las organizaciones pueden considerar la implementación de una solución de automatización por pagar en la nube o en las cuentas premisas que puedan recopilar, rastrear e informar con precisión sobre KPI relacionados con las transacciones de cuentas por pagar.

Establecer pautas para informes de KPI rápidos

Además de automatizar el proceso de monitoreo de AP KPI, las organizaciones también deben establecer pautas para informes oportunos de KPI. El establecimiento de pautas para los informes de KPI puede garantizar que los datos informados estén actualizados y se puedan utilizar para evaluar con precisión el rendimiento de los procesos de pago de las cuentas de la organización.

Las organizaciones deben considerar establecer las siguientes pautas:

• Definición de quién es responsable de analizar e informar KPI.
• Configuración de revisiones periódicas de KPI. Los ejemplos pueden incluir revisiones diarias, semanales o mensuales.
• Desarrollo de plantillas y formularios para informes de KPI.
• Asegurar que los puntos de referencia de rendimiento estén en línea con los objetivos de la organización.
• Uso de KPI para informar las mejoras de procesos y obtener información sobre las áreas de mejora.

Al establecer pautas para informes de KPI rápidos, las organizaciones pueden asegurarse de que sus AP KPI sean precisos, oportunos y proporcionen información útil para la mejora del proceso.

Solución de problemas de KPI de bajo rendimiento

Identificar las causas de bajo rendimiento

Cuando se trata de KPI por pagar las cuentas, es importante realizar un seguimiento de estos indicadores para garantizar que esté en el camino correcto para la salud financiera general. Sin embargo, si encuentra que sus KPI tienen un rendimiento inferior, es esencial que identifique las causas de esto para tomar las medidas correctivas necesarias.

Lo primero que debe hacer es echar un vistazo de cerca a los datos relacionados con los KPI por pagar sus cuentas y hacer las siguientes preguntas:

• ¿Existe un patrón de plazos perdidos o pagos atrasados?
• ¿Existe algún problema con los pagos de proveedores?
• ¿Hay discrepancias entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar?
• ¿Existe algún problema con el personal de cuentas por pagar?

Una vez que tenga una descripción general de los indicadores de rendimiento de las cuentas por pagar, puede buscar temas o tendencias comunes que puedan estar causando el bajo rendimiento. Una vez que haya identificado la causa del bajo rendimiento, puede abordarla para mejorar los KPI por pagar las cuentas.

Implementación de soluciones para la acción correctiva

Una vez que se ha identificado la causa del bajo rendimiento, es importante implementar soluciones para la acción correctiva. Dependiendo de la causa del problema, es posible que deba tomar diferentes pasos para que sus cuentas pagen KPI por pagar en el camino.

Si el problema está relacionado con el personal, es posible que deba capacitar o contratar nuevos miembros del personal para garantizar que los pagos se procesen adecuadamente y a tiempo. Si el problema está relacionado con los pagos de proveedores, puede ser necesario negociar nuevos términos con proveedores o cambiar a métodos de pago más confiables. Si el problema está relacionado con las discrepancias entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, puede ser necesario revisar los procesos y procedimientos para garantizar informes precisos y oportunos.

No importa cuál sea la causa del problema, es importante tomar medidas correctivas para asegurarse de que sus cuentas por pagar sean monitoreadas regularmente y que cualquier problema se aborde de inmediato. Tomar las medidas necesarias para mantenerse al día con las cuentas por pagar KPI puede ayudar a garantizar la salud financiera general de su organización.

Medición de las cuentas por pagar progreso

Medir la efectividad de un proceso de cuentas por pagar requiere el seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI son métricas importantes utilizadas para evaluar el rendimiento e identificar áreas de mejora. Al monitorear los KPI regularmente, las empresas pueden asegurarse de que el proceso de las cuentas por pagar funcione sin problemas y eficientemente.

Examinar la efectividad individual de KPI

Una forma de medir el progreso de las cuentas por pagar es examinar KPI individuales. Esto implica comparar el rendimiento real con un nivel u objetivo deseado. Por ejemplo, puede medir el tiempo de respuesta de pago observando el número promedio de días que lleva procesar una factura o pago. Si el tiempo de respuesta es más alto que el objetivo, puede indicar que el proceso de pago de cuentas debe mejorarse.

Además, puede examinar otros KPI, como el número de pagos duplicados, el número de pagos inexactos o el número de facturas pendientes. Estos KPI pueden indicar áreas potenciales de mejora, como una mejor capacitación para el personal o procesos más eficientes.

Seguimiento de la mejora de KPI a lo largo del tiempo

Es importante rastrear KPI a lo largo del tiempo para determinar si el proceso de pago de cuentas está mejorando. Esto implica comparar el rendimiento actual con el rendimiento histórico. Si los KPI están en tendencia al alza, puede indicar que el proceso de cuentas por pagar se está ejecutando de manera más eficiente.

Por ejemplo, si el tiempo de respuesta de pago está mejorando constantemente, puede indicar que el personal está más familiarizado con el proceso o que el proceso se ha simplificado para mejorar la eficiencia. Del mismo modo, si el número de pagos duplicados está en tendencia hacia abajo, puede indicar que el personal está mejor capacitado para reconocer las facturas y pagos duplicados.

Mejora de las cuentas por pagar rendimiento

Mejorar el rendimiento de las cuentas por pagar implica analizar cuidadosamente el sistema de pagos de cuentas corrientes y los KPI correspondientes, así como involucrar departamentos relevantes y ajustar procesos para mejorar el rendimiento.

Involucrando departamentos relevantes

El rendimiento de las cuentas por pagar se ve muy afectado por otros departamentos, como adquisiciones, finanzas y TI. Es importante obtener información de estos departamentos y también informarles sobre los cambios e iniciativas relacionadas con las cuentas por pagar. La comunicación es clave para mantener un sistema exitoso de cuentas por pagar.

Ajuste de procesos basados ​​en métricas de KPI

Una vez que se monitorizan y miden los KPI, es importante ajustar los procesos y operaciones para cumplir con los objetivos de las cuentas por pagar. Esto puede implicar reducir el tiempo para procesar los pagos, mejorar la precisión de los pagos y reducir las tasas de discrepancia. El objetivo es mejorar continuamente el sistema y cumplir con los KPI para impulsar el rendimiento exitoso de las cuentas por pagar.

Para garantizar el éxito, es importante revisar las KPI de las cuentas pagaderas regularmente y ajustar procesos y procedimientos para garantizar que el rendimiento siga siendo óptimo. Esto puede implicar la implementación de nuevas tecnologías, la introducción de nuevos plazos de procesos y los procedimientos de revisión. Al monitorear e incorporar continuamente los comentarios de varios departamentos, así como hacer ajustes continuos, las organizaciones pueden garantizar que sus cuentas por pagar sigan siendo efectivas.

Conclusión

El monitoreo y la medición de las cuentas por pagar los KPI son esenciales para mejorar la eficiencia organizacional, el flujo de efectivo y el cumplimiento regulatorio. Al comprender y rastrear indicadores clave de rendimiento, las empresas pueden aumentar la transparencia de sus transacciones y mantener un nivel de control de calidad. Los beneficios comprobados de monitorear y medir las cuentas por pagar KPI incluyen una mejor visibilidad financiera, menos errores, mayor efectividad operativa y mayores ahorros de costos.

Beneficios comprobados de monitoreo y medición de cuentas por pagar KPI

• Mayor visibilidad financiera
• Menos errores
• Mejora efectividad operativa
• Aumento de los ahorros de costos

Implementación de las mejores prácticas para lograr resultados óptimos en el rendimiento de las cuentas por pagar

Para lograr un rendimiento óptimo en las cuentas por pagar, las empresas deben implementar las mejores prácticas, como racionalizar los procesos, aprovechar la tecnología y mejorar los controles. La racionalización de los procesos puede ayudar a reducir los errores manuales, mientras que aprovechar la tecnología puede facilitar pagos precisos y más rápidos. Mejorar los controles puede ayudar a garantizar la precisión de la información y prevenir el fraude. Poner estas mejores prácticas en la práctica puede ayudar a garantizar que las cuentas por pagar los KPI sean monitoreadas y medidas de manera efectiva.