5 pasos para crear un panel de Excel que sea realmente útil

Introducción

Un panel de Excel es una potente herramienta de visualización de datos que muestra indicadores clave de rendimiento (KPI) en formato de resumen. Permite a los usuarios aprender e interpretar rápidamente las tendencias de los datos, a menudo utilizando elementos gráficos como gráficos, tablas y medidores. Los paneles de Excel proporcionan una forma rápida y eficaz de supervisar la salud de una empresa, realizar un seguimiento del progreso de un proyecto o proporcionar informes significativos y visualmente atractivos.

Los beneficios de usar un panel de Excel son numerosos. Simplifica conjuntos complejos de datos en imágenes fáciles de entender, lo que proporciona una instantánea de una situación y le permite actuar rápidamente. Un panel de Excel también le ayuda a ahorrar tiempo al actualizarse automáticamente con los datos más recientes de sus diversas fuentes, lo que hace que sea más fácil mantenerse al tanto de las tendencias cambiantes. Por último, un panel de Excel se puede compartir con colegas, lo que les permite estar informados y actualizados con los datos.

2. Pasos preparatorios

Antes de comenzar el proceso de creación del panel, es importante realizar ciertos pasos preparatorios. Estos le ayudarán a reunir toda la información relevante, crear una visión precisa de lo que espera lograr y establecer una base sólida para construir su panel. Las siguientes subsecciones le brindarán una descripción general de los pasos preparatorios que debe realizar.

a. Determinar qué información necesitas

El primer paso es determinar el tipo de información que necesita para su panel de control. Esto debe incluir qué métricas son importantes para realizar un seguimiento, qué datos se deben extraer de sus fuentes de datos y cualquier otra información relevante. Al analizar sus datos, observe las tendencias, los valores atípicos y las correlaciones para tener una mejor idea de lo que se debe mostrar. Una vez que tenga una idea clara de qué información desea incluir, puede pasar al siguiente paso.

b. Diseña con precisión lo que quieres lograr

El segundo paso es considerar el objetivo general de su panel. Dé un paso atrás para comprender el contexto detrás de su panel y qué elementos o componentes clave desea que incluya. Asegúrese de encontrar una manera de equilibrar eficazmente sus solicitudes. Es importante recordar que el propósito de un panel es ser visualmente atractivo y estimulante, sin ser abrumador. A medida que toma decisiones sobre los tipos de elementos o datos que desea incluir, considere el impacto que tendrán en el panel resultante.

3. Recopilar datos

Todos los paneles dependen de los datos para impulsar las imágenes. Para garantizar un panel preciso y actualizado, debe asegurarse de que los datos con los que trabaja sean confiables y de la más alta calidad. A continuación, se detallan algunos aspectos que debe tener en cuenta al recopilar datos para su panel de Excel.

a. Fuentes de datos

Las fuentes de datos dependerán del tipo de panel que esté creando, pero algunas fuentes comunes incluyen bases de datos internas, hojas de cálculo, informes de la industria, comentarios de los consumidores y API de terceros. Examine las fuentes de datos, evalúe la confiabilidad y precisión de los datos e implemente las técnicas de limpieza de datos necesarias.

b. Estructura tus datos para que sean compatibles

Una vez que haya reunido los datos necesarios, deberá estructurarlos de manera que sean compatibles con Excel y el diseño de su panel. Esto puede implicar cualquier cosa, desde organizar y ordenar los datos en columnas y filas, evaluar la calidad de los datos o combinar varios conjuntos de datos en uno solo.

Si bien estructurar los datos puede ser una tarea tediosa, es un paso crucial para crear un panel de control que sea confiable y visualmente atractivo. Tómese el tiempo necesario para asegurarse de que sus datos estén estructurados y organizados correctamente, ya que esto simplificará los pasos posteriores en el proceso de creación del panel de control.

Crear el tablero de mandos

Una vez que haya recopilado los datos y los haya organizado en una hoja de cálculo de Excel, el siguiente paso es comenzar a crear el panel. Este proceso comienza con la selección de un tipo de gráfico o diagrama adecuado para representar los datos y su significado. Se trata de una tarea crucial, ya que la elección del gráfico influirá en la comprensión del usuario y debería facilitar el análisis de los datos.

Seleccione el gráfico/diagrama de Excel apropiado

A la hora de seleccionar el gráfico de Excel adecuado para utilizar, tenga en cuenta el tipo de datos con los que está trabajando, el mensaje que desea transmitir y el resultado deseado. Según sus necesidades, puede elegir los siguientes tipos de gráficos:

• Gráficos de barras: para comparar datos categóricos.
• Gráficos circulares: para mostrar la composición de valores.
• Histogramas: para mostrar la distribución de frecuencias de datos.
• Gráficos de líneas: para realizar un seguimiento de los cambios a lo largo de un período de tiempo.
• Gráficos de dispersión: para explorar las relaciones entre dos variables.

Formatear el gráfico

Después de seleccionar el gráfico o diagrama, asegúrese de darle un formato atractivo a la vista para que los datos sean más fáciles de entender. Agregar un título, etiquetas de ejes y leyendas puede hacer que el panel sea más fácil de interpretar y crear una estética más profesional. Además, considere personalizar los colores, agregar animaciones y transiciones o etiquetas de datos para brindarles a los usuarios una experiencia más completa y atractiva.

Analizando el Dashboard

Una vez creado el cuadro de mando, el siguiente paso es analizar las consecuencias de los datos. Esto ayuda al usuario a comprender mejor los datos y a sacar las conclusiones necesarias. Es esencial identificar tendencias, correlaciones o valores atípicos en el cuadro de mando. A través del análisis del cuadro de mando, se pueden tomar decisiones más eficientes y precisas.

Analice las consecuencias de sus datos

Los datos recopilados se pueden analizar para extraer conclusiones sobre cómo se conectan o relacionan entre sí los diferentes factores que los componen. Para analizar los datos en profundidad, se deben identificar correlaciones o valores atípicos dentro del panel de control para comprender mejor los datos recopilados. Al analizar los datos en detalle, el usuario puede crear un plan de acción basado en los resultados obtenidos a través del panel de control.

Identificar tendencias, correlaciones y valores atípicos

La identificación de tendencias, correlaciones y valores atípicos ayuda al usuario a tomar decisiones más informadas en función de los datos presentados. Las tendencias se consideran patrones que se repiten en los datos a lo largo del tiempo, las correlaciones se observan cuando dos factores se influyen mutuamente y los valores atípicos se consideran puntos de datos que no se ajustan a la tendencia o patrón de los datos. Al detectar tendencias, correlaciones y valores atípicos, el usuario puede extraer conclusiones más coherentes y competentes de sus datos.

Compartir el panel de control

Una vez que el tablero esté completo y adaptado a los datos disponibles actualmente, estará listo para compartirse con las partes interesadas clave. Los siguientes pasos garantizarán una introducción fluida y organizada del tablero:

Crear una presentación del panel de control

La creación de una presentación o un documento que describa el cuadro de mando, su finalidad y su contenido puede ayudar a legitimar el cuadro de mando ante los principales interesados. La presentación debe ser profesional y visualmente atractiva, incluir un resumen del cuadro de mando y una introducción a los detalles que puedan no resultar evidentes. Se recomienda incluir también fragmentos de informes y gráficos para destacar la capacidad del cuadro de mando para presentar datos complejos.

Presentar el tablero de control a las partes interesadas clave

Presentar el cuadro de mando a las partes interesadas clave puede ser una experiencia gratificante, ya que brinda la oportunidad de defender su utilidad y destacar su potencial para convertirse en una herramienta útil para todos. Se deben tener en cuenta los siguientes consejos al presentar el cuadro de mando:

• Establezca un objetivo para la presentación. Es importante recordar qué puntos deben destacarse y asegurarse de que las partes interesadas clave comprendan cómo el cuadro de mando podría beneficiarlas.
• Familiarizar a la audiencia con los datos. Dedicar tiempo a explicar las fuentes de datos involucradas y su síntesis en el panel de control ayuda a las partes interesadas a comprender mejor el panel de control.
• Demuestre las capacidades interactivas. Mostrar la interactividad del tablero es una excelente manera de garantizar que las partes interesadas comprendan las diferentes visualizaciones y cómo se pueden usar para analizar los datos.
• Dedique tiempo a las preguntas. Para garantizar el éxito de la presentación, es fundamental asegurarse de que haya tiempo para responder a las preguntas o inquietudes que puedan tener las partes interesadas.

Conclusión

Crear un panel de Excel que sea realmente útil no tiene por qué ser difícil. Todo lo que se necesita es comprender los datos, tener un propósito claro para el panel y tener buen ojo para el diseño.

En esta entrada del blog se describen cinco pasos para crear un panel de control eficaz:

• Paso 1: Reúne tus datos
• Paso 2: Decide el propósito del tablero
• Paso 3: Elija métricas importantes
• Paso 4: Diseñar y dar formato al panel de control
• Paso 5: Pruebe y finalice el panel de control

Usando estos cinco pasos como guía, ahora puede crear un tablero de Excel que servirá como una herramienta eficaz para la visualización de datos.

Ya sea que sea un líder empresarial que busca realizar un seguimiento de métricas clave, un docente que realiza un seguimiento del rendimiento de los estudiantes o un analista que intenta analizar datos para tomar decisiones más informadas, los paneles de Excel pueden brindar una gran cantidad de información. Así que comience a crear su panel hoy mismo.