Errores comunes para evitar al construir una plantilla de comparación de proveedores

Introducción

Al comprar bienes y servicios, es importante investigar y comparar diferentes proveedores para encontrar el mejor adecuado para satisfacer sus necesidades y presupuesto. Las plantillas de comparación de proveedores pueden ayudar a los compradores comerciales a analizar diferentes proveedores y tomar decisiones más informadas. Una plantilla de comparación de proveedores es una herramienta que permite a los compradores sopesar sistemáticamente los méritos relativos y los inconvenientes de los diferentes proveedores y tomar una decisión informada.

El objetivo de utilizar una plantilla de comparación es asegurarse de que el proveedor elegido pueda entregar los bienes o servicios solicitados y cumplir con las expectativas. Al construir una plantilla, hay algunos errores comunes a tener en cuenta para garantizar la precisión y la eficiencia.

Errores comunes para evitar al construir una plantilla de comparación de proveedores

Construir plantillas de comparación de proveedores puede ser una tarea que consume mucho tiempo, pero con un poco de pensamiento y planificación puede ahorrar tiempo y esfuerzo evitando errores comunes. Aquí hay algunos errores a evitar al construir una plantilla de comparación de proveedores.

No recopilar los datos correctos

Uno de los mayores errores que las empresas pueden cometer al construir una plantilla de comparación de proveedores no es recopilar los datos correctos. Es importante obtener tanta información como sea posible sobre cada proveedor, incluidos sus productos y servicios, modelos de precios, servicio al cliente, términos y condiciones, y más. Recopile estos datos y documente claramente para que pueda usarse para comparar proveedores y determinar cuál es el mejor ajuste.

No contabilizar el precio

El precio es un factor importante al seleccionar un proveedor, y no debe ignorarse. Asegúrese de tener en cuenta el costo de los productos y servicios de cada proveedor, tanto por adelantado como a largo plazo, y logre eso en su toma de decisiones. Asegúrese de incluir cualquier descuento o precio promocional que los proveedores también estén ofreciendo.

No planificación de actualizaciones

Los proveedores pueden cambiar sus ofertas y modelos de precios en cualquier momento, por lo que es importante planificar la posibilidad de necesitar actualizar regularmente su plantilla de comparación de proveedores. Decide con qué frecuencia necesitarás volver a visitar la plantilla y planificar en consecuencia para garantizar que su equipo esté siempre actualizado.

Importancia de revisar los criterios

Al crear una plantilla de comparación de proveedores, es esencial revisar los criterios y determinar si son relevantes y comienzan con los criterios. Los criterios también deben actualizarse constantemente según sea necesario para reflejar cualquier cambio necesario en la industria o cambios en los objetivos de la empresa. Para evitar errores comunes al construir una plantilla de comparación de proveedores, los criterios deben revisarse adecuadamente y mantenerse actualizado.

Relevancia de los criterios

Los criterios para la comparación de proveedores deben adaptarse a los requisitos específicos del proyecto. Es esencial invertir tiempo en la creación de criterios que reflejen las necesidades del proyecto, ya que esto asegurará que se elijan todos los proveedores apropiados. Además, se deben evitar criterios indefinidos. Si no es necesario un criterio específico para el proyecto, no debe incluirse. Es importante pensar cuidadosamente en cada criterio para determinar si es relevante para el proyecto y pensar en cualquier criterio potencial que pueda ser necesario.

Actualizar criterios según sea necesario

Al crear una plantilla de comparación de proveedores, los criterios deben permanecer actualizados. Esto asegurará que la plantilla refleje con precisión los requisitos y necesidades actuales del proyecto. Es importante revisar periódicamente los criterios para garantizar que refleje cualquier cambio en los estándares de la industria o los objetivos del proyecto. Además, cuando se actualiza los criterios, es importante tomarse el tiempo para revisar el proceso para asegurarse de que la plantilla se mantenga correctamente.

En conclusión, es esencial revisar los criterios para una plantilla de comparación de proveedores y asegurarse de que esté actualizado. Invertir el tiempo para crear criterios relevantes y actualizarlo asegurará que la plantilla refleje con precisión las necesidades del proyecto. Al evitar estos errores comunes al construir una plantilla de comparación de proveedores, el proceso será mucho más suave y los resultados serán más precisos.

4. Planificación para el uso a largo plazo de la plantilla

Crear una plantilla de comparación de proveedores útiles no es solo un esfuerzo único. Se requiere una planificación cuidadosa para garantizar que su plantilla pueda proporcionar un valor a largo plazo y respaldar el proceso de toma de decisiones. A continuación se enumeran dos de las consideraciones clave que debe hacer al asegurar que su plantilla pueda soportar la prueba del tiempo.

a. Considere el costo de propiedad

Es importante considerar el costo de propiedad al desarrollar una plantilla de comparación de proveedores. Factores como el costo de comprar o desarrollar la tecnología correcta, el costo de la entrada y el almacenamiento de datos y el costo de mantenimiento y actualizaciones deben tenerse en cuenta en su decisión final. Además, el costo de hacer cambios en su plantilla, ya sea mejorar las características existentes o agregar una nueva funcionalidad, debe administrarse cuidadosamente para que su plantilla pueda proporcionar años de valor sin romper el banco.

b. Comprender los requisitos de mantenimiento

Los requisitos de mantenimiento continuo para una plantilla de comparación de proveedores también deben considerarse cuidadosamente. Por ejemplo, es importante tener en cuenta el tiempo y el costo asociados con revisiones regulares, actualizaciones y cambios en la plantilla. Además, la plantilla debe probarse para determinar la precisión y la confiabilidad, y cualquier problema existente debe abordarse de manera oportuna. Al evaluar y validar regularmente el rendimiento de su plantilla, se asegurará de que proporcione las comparaciones más precisas y actualizadas.

Utilizando las comparaciones de costos para tomar una decisión informada

Al evaluar a los posibles proveedores para sus operaciones, la evaluación de costos es un factor esencial a considerar. Las comparaciones de costos pueden ayudarlo a tomar una decisión informada y evitar posibles problemas en el futuro. Para evaluar adecuadamente el costo de los proveedores potenciales, hay algunos componentes clave a tener en cuenta.

Considere el costo total de propiedad (TCO)

El costo total de propiedad (TCO) es una estimación financiera de todos los costos únicos y continuos asociados con un producto en particular sobre su vida útil esperada. Al hacer una comparación entre los proveedores, investigue no solo el precio inicial, sino también considere los costos recurrentes que vendrían junto con él. Además, no pase por alto los gastos a largo plazo, como el costo del personal de capacitación o el costo de ningún software adicional.

Evaluar los costos adicionales (por ejemplo, mantenimiento, capacitación)

Para cualquier solución de proveedor que considere, hay ciertos gastos que debe tener en cuenta más allá del costo de referencia. Asegúrese de incluir el costo de cualquier mantenimiento y soporte técnico que sea necesario para que el producto permanezca viable. Además, si se requiere capacitación adicional en el personal para la solución, incluya ese costo en su análisis. Por último, asegúrese de investigar el costo de las herramientas, el hardware y el software asociados para el sistema.

• Evaluar el costo total de propiedad (TCO)
• Considere los costos adicionales (por ejemplo, mantenimiento, capacitación)
• Investigar herramientas, hardware y software asociados

Establecer un sistema para documentar los resultados

Una plantilla de comparación de proveedores puede ser una herramienta efectiva cuando se usa correctamente y se documenta de manera eficiente. Para asegurarse de que esté utilizando adecuadamente la plantilla y maximizando su máximo potencial, es importante incorporar un sistema para documentar los resultados. Para asegurarse de que está aprovechando al máximo la plantilla y evitando errores comunes, aquí hay algunos pasos y consideraciones clave a tener en cuenta al establecer un sistema para documentar los resultados.

Incorporar la automatización para el seguimiento de resultados

La automatización del proceso de seguimiento de los resultados puede ser una forma efectiva de maximizar la eficiencia de su plantilla de comparación. La automatización puede ayudar a identificar rápidamente áreas de mejora dentro de la plantilla y evitar errores en la documentación. La automatización también puede facilitar la identificación de problemas potenciales en el proceso de comparación, particularmente al evaluar numerosos proveedores. La utilización de la automatización para recopilar, almacenar y monitorear los datos hará que sea más fácil detectar inconsistencias o resultados periféricos.

Seguimiento de los resultados para el uso continuo de la plantilla

Recopilar y documentar datos de los resultados de la comparación de su proveedor puede ser beneficioso para su uso posterior. Esto puede ayudarlo a rastrear el éxito de la plantilla e identificar áreas de mejora en el proceso de comparación. Mantener registros de los resultados también puede facilitar la comparación del rendimiento de los diferentes proveedores a lo largo del tiempo. Además, puede usar los datos almacenados para medir el éxito de la plantilla y utilizarlo de manera más efectiva entre los diferentes equipos de una organización.

Siguiendo estas consideraciones clave e implementar un sistema para documentar los resultados, es posible minimizar los errores al utilizar una plantilla de comparación de proveedores. Automatizar el proceso de seguimiento de los resultados y almacenar los datos recopilados lo ayudará a aprovechar al máximo su plantilla de comparación, mejorar la eficiencia de los procesos de comparación futuros y evitar errores comúnmente cometidos.

Conclusión

Al construir una plantilla de comparación de proveedores, hay ciertos errores que deben evitarse para garantizar que el proceso sea exitoso. Estos errores incluyen no recopilar información suficiente para comparar, depender del precio solo como un factor de influencia, no evaluar los costos ocultos asociados con una solución y no realizar un análisis de riesgos para descubrir posibles problemas de pago.

Además de evitar estos errores, construir una plantilla de comparación de proveedores también puede proporcionar varias ventajas. Una elección informada resultante de un proceso de comparación metódico y bien investigado puede conducir a una implementación exitosa de la solución de un proveedor. En última instancia, al evitar errores comunes y aprovechar los beneficios de una decisión bien informada, puede asegurarse de que el proceso de comparación de proveedores produzca resultados positivos.