Cómo aprovechar al máximo los beneficios de un cuadro de mandos en Excel

Introducción

Disponer de un cuadro de mandos con el máximo impacto en Excel puede ser una gran ventaja para las organizaciones, ya que ayuda a organizar y analizar los datos de forma eficiente. Los cuadros de mandos están pensados ​​para presentar información de fácil comprensión a los lectores, lo que les permite tomar decisiones informadas de forma oportuna. Sin embargo, crear un cuadro de mandos con el máximo impacto requiere una planificación cuidadosa y los elementos de diseño adecuados. En esta entrada del blog, analizaremos 10 claves esenciales para diseñar un cuadro de mandos con el máximo impacto en Excel.

Las claves que discutiremos incluyen:

• Visualización de datos
• Formato de texto
• Utilización de herramientas y widgets del panel de control
• Utilizando el software de panel de control
• Utilizando gráficos y diagramas
• Incluir fuentes de datos adecuadas
• Gestión de cambios de datos
• Desarrollo de escenarios de usuario para lograr el máximo impacto
• Gestión de problemas de rendimiento
• Gestión de cambios en las proyecciones

Al utilizar estas claves, las organizaciones pueden aumentar su eficiencia y productividad, lo que les proporciona una ventaja competitiva.

Conozca sus objetivos

Si no define los objetivos correctamente, su panel de control no será preciso ni tendrá una visión clara. Para crear un panel de control con el máximo impacto, primero debe determinar sus metas y objetivos. Solo entonces podrá evaluar correctamente las métricas que utilizará para realizar un seguimiento del progreso hacia sus metas.

Transformar objetivos en métricas

Las metas y los objetivos deben traducirse en métricas mensurables. Las métricas actuarán como indicadores de desempeño y, cuando se haga un seguimiento, revelarán información clave para fundamentar la toma de decisiones. Algunos ejemplos de métricas incluyen el desempeño de ventas, la satisfacción del cliente y el uso del sitio web o la aplicación móvil.

Definir intervalos de medición

Una vez que haya identificado sus métricas, es importante definir los intervalos en los que deben medirse. Esto le ayudará a realizar un seguimiento del progreso de manera oportuna y precisa. Con Excel, puede configurar un panel para proporcionar actualizaciones semanales, mensuales, trimestrales y anuales sobre su progreso.

• Actualizaciones semanales: para realizar un seguimiento del progreso de forma regular.
• Actualizaciones mensuales: para revisar el rendimiento durante un mes completo.
• Actualizaciones trimestrales: para monitorear el desempeño durante un trimestre completo.
• Actualizaciones anuales: para brindar una descripción general del desempeño al final del año.

Seleccione los datos más valiosos

Cuando se trata de paneles de Excel, la decisión más importante de todas es seleccionar los datos más relevantes. Estos datos proporcionan la base para el panel y, sin ellos, la experiencia del usuario se verá afectada. A continuación, se describen dos pasos cruciales a la hora de seleccionar datos para incluirlos en un panel.

Importar datos relevantes

El primer paso es importar los datos relevantes al panel. Una buena forma de empezar es consultar las fuentes de datos existentes, como hojas de cálculo, bases de datos o informes. Una vez que se hayan importado los datos, es importante revisarlos para asegurarse de que sean precisos y estén actualizados. Durante este proceso, se deben eliminar los datos innecesarios para mantener el panel optimizado y se deben realizar los cálculos necesarios.

Elija los datos más valiosos

El siguiente paso es elegir los datos más valiosos del conjunto de datos. Estos datos deben reflejar los objetivos del panel y brindar información útil para el usuario. Para ello, identifique las métricas y la información más importantes y luego ordénelas por orden de importancia. Es importante asegurarse de que solo se utilicen los datos necesarios, ya que demasiados datos pueden generar confusión o abrumar al usuario.

• Revisar las fuentes de datos existentes para importar datos relevantes
• Elimine los datos innecesarios y realice cualquier cálculo.
• Identificar y priorizar las métricas y los conocimientos más importantes
• Asegúrese de que solo se utilicen los datos necesarios

4. Crea visualizaciones interactivas

Al diseñar un panel de control en Excel, es importante crear visualizaciones interactivas que estimulen a los usuarios. Excel cuenta con herramientas en su plataforma que permiten crear fácilmente estas visualizaciones. Además, existen otras herramientas y técnicas que se pueden utilizar para estimular aún más la participación visual.

A. Utilice gráficos y diagramas de Excel

Excel tiene una variedad de gráficos y diagramas integrados en su plataforma. Estos se pueden utilizar para representar los datos almacenados en su espacio de trabajo de Excel de forma visual. Puede personalizar fácilmente los elementos visuales de los gráficos y diagramas para que sean interactivos, informativos y visualmente atractivos. Además, Excel admite una amplia variedad de formatos de datos, por lo que puede ingresar fácilmente sus datos desde varias fuentes.

B. Estimular la participación visual

Además de utilizar los gráficos y diagramas integrados de Excel, también puede utilizar otras técnicas para estimular la participación visual. Algunas de estas técnicas incluyen:

• Uso de animaciones y transiciones entre elementos visuales
• Incorporar colores en los elementos visuales para indicar determinados puntos de datos o categorías
• Incluir elementos interactivos en el gráfico, como desgloses para analizar más a fondo los datos.
• Uso de gráficos y cuadros 3D para demostrar tendencias en los datos
• Incluir elementos visuales como infografías y mapas de calor para demostrar patrones en los datos.

Al utilizar estas técnicas, puede crear un panel interactivo y visualmente atractivo que ayudará a los usuarios a comprender mejor los datos.

Utilizando formato condicional

Excel ofrece herramientas potentes para visualizar datos mediante la capacidad de formato condicional. El uso de las estrategias adecuadas no solo ayuda a que el panel tenga un aspecto atractivo, sino que también lo convierte en una herramienta analítica. Para maximizar el potencial de Excel como herramienta analítica potente, estas son algunas estrategias que puede utilizar:

Incorporar comparación y contraste

El formato condicional se puede utilizar para destacar áreas de diferencias y llamar la atención sobre problemas. Por ejemplo, en los datos de ventas, se puede utilizar para realizar un seguimiento de datos numéricos intensivos por vendedor y destacar qué tan bajo es el rendimiento de un determinado umbral. Además, se puede utilizar para comparar el rendimiento de productos o servicios individuales.

Establecer objetivos específicos

El formato condicional se puede utilizar para destacar áreas que necesitan atención particular o aquellos objetivos que se han alcanzado. Por ejemplo, el formato condicional se puede utilizar para identificar objetivos para la región de mayor venta e identificar áreas que necesitan una intervención inmediata. También se puede utilizar para mostrar datos del último trimestre para comparar el rendimiento actual.

Comparar y contrastar datos y fijar objetivos específicos son solo dos de las muchas estrategias que se pueden utilizar aprovechando el poder del formato condicional en nuestros paneles. Con las estrategias adecuadas, los paneles de Excel pueden convertirse en herramientas verdaderamente poderosas e impactantes.

Crear cálculos personalizados

Deje que las visualizaciones de datos hablen por usted

Dada la complejidad de algunos datos, a menudo la mejor manera de analizarlos es diseñar un panel que utilice visualizaciones de datos para mostrar los hallazgos y las perspectivas. Las visualizaciones de datos facilitan la detección rápida de patrones y anomalías en grandes conjuntos de datos. Ofrecen una representación visual de los datos, que suele ser mucho más clara que una simple lista de números, lo que fomenta una mayor comprensión de los datos subyacentes y su significado. Esto, a su vez, puede ayudarle a tomar decisiones más informadas y a adoptar el mejor curso de acción.

Hacer que los análisis sean prácticos

En lo que respecta a los paneles de control, el objetivo suele ser incorporar información útil a los datos. Para lograrlo, es esencial crear cálculos personalizados en el panel de control. Los cálculos permiten a los usuarios ir más allá de la síntesis básica de datos y crear fórmulas más complejas para la toma de decisiones. Mediante el uso de cálculos personalizados, los usuarios pueden aislar tendencias y factores que son especialmente relevantes para sus preguntas y objetivos actuales. Por ejemplo, un panel de control puede incluir un cálculo que proporcione una comparación de las cifras de ventas actuales con sus tendencias a largo plazo al tener en cuenta los máximos y mínimos de ventas estacionales.

Incorporar cálculos personalizados en un panel de control es una forma eficaz de hacer que los análisis sean prácticos y permitir que el usuario tome decisiones en función de sus propias preferencias y necesidades. Por lo tanto, es un factor fundamental en cualquier diseño de panel de control.

Conclusión

A la hora de diseñar cuadros de mando con el máximo impacto en Excel, hay 10 claves fundamentales para el éxito. La capacidad de controlar con precisión los objetivos y el progreso es esencial. Además, los usuarios también deben saber cómo descubrir información clave a partir de los datos para identificar áreas de mejora. Para ello, el cuadro de mando debe estar organizado de forma lógica y presentar elementos interactivos que permitan a los usuarios segmentar y dividir los datos según sus necesidades. También es importante pensar en la estética del cuadro de mando y seleccionar un elemento visual adecuado para cada conjunto de datos. Por último, la coherencia y la sencillez son dos elementos imprescindibles en el diseño de cuadros de mando. Al idear una paleta de colores y limpiar el diseño, los usuarios pueden lograr un cuadro de mando profesional y bien diseñado que proporcione información valiosa.

Si se utilizan los consejos y trucos anteriores, los usuarios pueden diseñar un panel de control eficaz en Excel. Diseñar un panel de control fácil de usar que muestre los datos de forma organizada e informativa es un activo esencial para cualquier ejecutivo. Con el diseño adecuado, los usuarios pueden supervisar fácilmente su progreso y descubrir información clave, lo que activa decisiones basadas en datos y crea un panel de control impactante.