Consejos para usar la automatización para monitorear KPI financieras

Introducción

Los departamentos financieros se extraen constantemente en múltiples direcciones; La presión para mantenerse informado, reaccionar rápidamente a las tendencias cambiantes del mercado y elaborar estrategias para maximizar el valor y minimizar el riesgo puede ser abrumador. Afortunadamente, la tecnología de automatización puede proporcionar una forma confiable y rentable de ayudar a que los departamentos financieros sigan siendo organizados, actualizados y proactivos. En esta publicación, discutiremos consejos para aprovechar la automatización para vigilar KPI financieros y evitar sorpresas inesperadas.

Herramientas de automatización para monitorear KPI

La tecnología de automatización puede ser una gran herramienta para ayudarlo a monitorear sus KPI financieros. Puede ayudarlo a acceder y manipular rápidamente grandes conjuntos de datos financieros y tomar decisiones basadas en la evidencia. Aquí hay algunas herramientas de automatización que puede usar para monitorear sus KPI financieros:

Utilizar plantillas de tablero en línea

Las plantillas de tablero de negocios en línea son un excelente punto de partida para cualquier compañía que busque rastrear sus KPI en tiempo real. Las plantillas vienen preconstruidas con KPI financieros relevantes, como el margen bruto, la relación deuda / capital y otras métricas financieras importantes. Con unos pocos clics, puede configurar rápidamente un tablero de negocios que monitoreará y rastreará todos sus KPI.

Invierta en software de análisis financiero

Para las empresas que requieren análisis financiero más sólidos, invertir en software de análisis financiero especializado puede ser el camino a seguir. El software de análisis financiero proporciona análisis avanzados, capacidades predictivas y herramientas de visualización de datos que se pueden utilizar para comprender, rastrear y monitorear mejor KPI financieros. Esta visión agregada puede ayudar a su equipo a tomar decisiones mejores y más informadas.

Familiarícese con recursos de automatización como IFTTT

IFTTT (si es esto) es una plataforma de automatización que conecta los servicios y dispositivos web, lo que les permite trabajar juntos de una manera que no pueden hacer por su cuenta. Por ejemplo, puede configurar una receta IFTTT para almacenar automáticamente las métricas financieras clave en una hoja de cálculo en línea cada vez que agrega nuevos datos. Como resultado, nunca tendrá que preocuparse por rastrear manualmente sus KPI financieros nuevamente.

3. Identifique los KPI apropiados

El objetivo de monitorear los KPI financieros con automatización es identificar indicadores clave de rendimiento que pueden ayudarlo a tomar decisiones comerciales basadas en datos. El primer paso para lograr este objetivo es identificar los KPI correctos que son relevantes para su organización. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a través de este proceso.

A. Enumere los criterios para sus KPI

Comience por enumerar los criterios que se ajusten a los KPI que está interesado en el seguimiento. Este criterio lo ayudará a excluir algunos KPI y enfocar su atención en aquellos que tienen más probabilidades de medir significativamente el rendimiento de su organización. Considere aspectos como el alcance de la métrica en términos de relevancia para la organización, los costos asociados con la implementación y el seguimiento, y el esfuerzo para monitorear.

B. Consulte a otros en el departamento financiero para discutir los KPI más importantes

Involucre a profesionales financieros de su organización para discutir los KPI más importantes. Por ejemplo, puede hablar con su equipo de finanzas o consultar consultores externos familiarizados con las finanzas y los KPI. Esto puede ayudarlo a identificar KPI que son más útiles para sus objetivos en función de su experiencia.

C. Evaluar qué métricas son más útiles y confiables

Una vez que haya reducido algunos KPI potenciales, reviselos y evalúe qué métricas son más útiles y confiables para medir el desempeño financiero de su organización. Tenga en cuenta la precisión y disponibilidad de los datos necesarios para rastrear los KPI, la complejidad de la métrica y cuán apropiado es el KPI para medir el desempeño financiero. Todos estos son puntos importantes a considerar al decidir qué KPI monitorear con automatización.

Desarrollar informes visuales

Organizar datos en informes visuales es un paso importante para usar la automatización para monitorear los KPI financieros. La utilización de imágenes puede ayudar a comprender los objetivos financieros y rastrear el progreso a lo largo del tiempo; Los gráficos y gráficos pueden ayudar a presentar claramente los datos en un formato fácilmente comprensible. Las siguientes secciones explorarán cómo usar las imágenes para rastrear mejor el progreso hacia los objetivos financieros.

Utilizar imágenes para rastrear el progreso hacia objetivos financieros

El análisis de datos con imágenes puede ayudar a aclarar conceptos complejos y resumir los datos en un formato fácil de entender. Solo los datos más importantes y valiosos deben mostrarse en el gráfico, el gráfico o el tablero financiero, lo que permite a un individuo o equipo se concentra en la información correcta. Comenzando con un enfoque minimalista, puede ser más fácil agregar contexto según sea necesario con el tiempo. Esto también puede ayudar a mantener las imágenes concisas, lo que facilita la evaluación de la velocidad.

Crear gráficos o gráficos para ayudar a visualizar el progreso

Los gráficos y gráficos pueden venir en muchas formas, desde parcelas de dispersión hasta gráficos de donas. Al crear imágenes para evaluar los KPI financieros, es importante considerar el contexto relevante. Por ejemplo, los datos relacionados con las inversiones se pueden trazar en un gráfico de línea, mientras que los porcentajes se pueden visualizar con un gráfico circular. Si un proyecto requiere un análisis comparativo, los gráficos de barras podrían usarse para comparar datos durante un período determinado. Seleccionar el tipo correcto de gráfico o gráfico garantiza que estos datos se puedan entender con precisión, lo que permite decisiones rápidas.

Use una plantilla de tablero financiero como punto de partida

La creación de paneles financieros puede llevar mucho tiempo, pero hay una gama de recursos disponibles para ayudar a reducir este proceso. Las plantillas financieras del tablero pueden proporcionar un punto de partida, lo que permite agregar mediciones detalladas según sea necesario. Las plantillas permiten una configuración más rápida, lo que hace que sea más fácil monitorear los KPI financieros sin tener que comenzar desde cero. Las opciones de plantilla variarán según los datos financieros relevantes, con plantillas para el flujo de efectivo, el rendimiento comercial y los paneles de gastos disponibles.

• Utilizar imágenes para rastrear el progreso hacia objetivos financieros
• Crear gráficos o gráficos para ayudar a visualizar el progreso
• Use una plantilla de tablero financiero como punto de partida

5. Establecer alertas automatizadas

La automatización es clave para garantizar que los indicadores de rendimiento clave financiero (KPI) se controlen con precisión y en tiempo real. Las alertas automatizadas pueden indicar cuándo una métrica en particular no funciona a las expectativas, manteniendo las operaciones que se ejecutan sin problemas e instantáneamente en cualquier discrepancia. A continuación se presentan algunos consejos importantes para configurar alertas automatizadas para rastrear KPI financieros.

A. Configure las alertas automatizadas para señalar cuándo una métrica no está funcionando a las expectativas

Mantener de cerca los KPI financieros es especialmente crítico. Las alertas automatizadas hacen que sea más fácil detectar rápidamente si uno de estos KPI está resbalando o no está funcionando hasta el rango ideal. Al permitir que se active una alerta si una métrica importante no está donde debería estar, se pueden tomar decisiones oportunas y precisas para garantizar el bienestar financiero de una organización.

B. Configurar notificaciones cuando las partes interesadas clave deben estar informadas o deben tomar medidas

Establecer notificaciones también es una excelente manera de garantizar que si algo sale mal o se observa una diferencia repentina en uno o más KPI financieros, individuos o equipos responsables de monitorearlos de inmediato. Otra función valiosa es cuando una métrica crítica alcanza un cierto valor, se envía una notificación a las partes interesadas, alertándolas de que su atención se necesita de inmediato. Esto ayuda a iniciar una respuesta rápida y coordinada.

C. utilizar KPI de aplicaciones SCM y ERP

Los sistemas SCM (gestión de la cadena de suministro) y ERP (planificación de recursos empresariales) a menudo presentan herramientas diseñadas específicamente para KPI que han demostrado ser efectivas para monitorear el rendimiento financiero. Al integrar estas aplicaciones en un sistema automatizado para alertas, monitorear una variedad de métricas comerciales puede volverse más simple y eficiente.

• Rastrear todos los KPI financieros en cualquier solución ERP
• Manténgase informado con alertas en tiempo real que le notifiquen cualquier cambio significativo en los valores
• Genere informes detallados, proporcionándole capacidades de monitoreo en profundidad

Incorporar reacciones automatizadas

La incorporación de reacciones automatizadas en sus KPI financieros es una de las formas más efectivas de garantizar que su negocio esté en camino de alcanzar sus objetivos. Las herramientas de automatización pueden proporcionar un beneficio masivo cuando se trata de monitorear los KPI financieros. Aquí hay algunos consejos sobre cómo usar la automatización para monitorear KPI financieros:

Permitir herramientas de automatización para ajustar automáticamente las variables

Las herramientas de automatización se pueden utilizar para ajustar automáticamente ciertas variables para garantizar que sus KPI financieros cumplan con los objetivos deseados. Esto incluye aumentar o disminuir automáticamente ciertas variables, dependiendo de la condición del proceso o los KPI que se están monitoreando. Por ejemplo, la automatización se puede utilizar para ajustar la tasa de rendimiento de una inversión si no cumple con el nivel de rentabilidad deseado. La automatización también se puede utilizar para ajustar la cantidad de tiempo asignada para ciertos KPI financieros, si no se logran dentro del plazo especificado.

Utilizar informes automatizados para analizar rápidamente los datos

Los informes automatizados pueden ayudarlo a analizar rápidamente los datos para determinar las discrepancias o tendencias que puedan estar desarrollando en sus KPI financieros. Los informes automatizados también pueden ayudar a identificar áreas donde se necesitan mejoras de rendimiento adicionales para alcanzar los resultados deseados. Los informes automatizados también pueden proporcionar comentarios en tiempo real que le permiten realizar ajustes o cambios según sea necesario.

Configurar procesos automatizados para ayudar a administrar actividades

La automatización también se puede utilizar para automatizar ciertos procesos para ayudar a administrar las actividades y garantizar que todos los KPI financieros estén siendo monitoreados. Por ejemplo, la automatización se puede usar para configurar notificaciones por correo electrónico que lo alerta cuando ciertos KPI financieros alcanzan un cierto objetivo. La automatización también se puede utilizar para automatizar tareas rutinarias, como generar informes financieros o facturas, para ayudar a garantizar que todas las actividades financieras se rastreen y monitoreen.

Al usar la automatización para monitorear sus KPI financieros, puede asegurarse de que su negocio esté en camino de cumplir con sus objetivos. La automatización puede ayudarlo a identificar rápidamente cualquier discrepancia o tendencia en sus KPI financieros, y también puede ayudar a automatizar ciertos procesos para garantizar que todas las actividades financieras se administren y rastreen de manera efectiva.

Conclusión

La automatización es una herramienta poderosa para que los departamentos financieros mantengan información precisa y actualizada sobre los KPI financieros. Utilizar plantillas de tablero en línea, invertir en software de análisis financiero de alta calidad y familiarizarse con herramientas de automatización ayudará a optimizar el proceso de monitoreo de KPI. Además, la configuración de alertas automatizadas, la incorporación de reacciones automatizadas y el desarrollo de informes visualmente atractivos puede ayudar a maximizar el beneficio de la automatización para garantizar que sus KPI financieros sean monitoreados de la manera más eficiente y efectiva.