Consejos esenciales para crear paneles de Excel sólidos y fáciles de usar

Introducción

Los paneles de Excel son documentos potentes basados ​​en datos que se utilizan para rastrear y monitorear indicadores clave de rendimiento (KPI) y otra información importante. Permiten a personas y organizaciones visualizar fácilmente datos complejos, realizar un seguimiento de tendencias y tomar decisiones informadas.

El uso de paneles puede ayudar a agilizar la comunicación, mejorar la eficiencia de las operaciones diarias y proporcionar a los empleados información útil. Ya sea que sea un principiante de Excel o un profesional experimentado, comprender cómo crear paneles de Excel sólidos y fáciles de usar es una habilidad esencial que todos deberían tener.

Descripción general de los beneficios

• Visualización de datos mejorada
• Análisis de datos más sencillo
• Toma de decisiones más precisa
• Mejor colaboración entre las partes interesadas
• Mejor visibilidad de las operaciones
• Comunicación eficiente entre equipos.

Mantenga el diseño flexible y fácil de entender

Los paneles de control basados ​​en Excel se han vuelto populares por una buena razón. Proporcionan una forma potente y fácil de comprender de gestionar datos, hacen pocas suposiciones sobre la experiencia técnica del usuario y son lo suficientemente flexibles como para personalizarse en función de las necesidades de datos del usuario. Con el diseño adecuado, los paneles de Excel pueden ser herramientas extremadamente efectivas para las empresas que buscan analizar sus datos y tomar decisiones informadas. Para garantizar que su panel de Excel sea sólido, flexible y fácil de entender, a continuación se ofrecen algunos consejos para crear paneles eficaces.

Evite el desorden y las complicaciones

Cuando se trata de diseño de tableros, menos es más. El exceso de elementos gráficos, tablas y cuadros pueden saturar la página y hacer que el usuario se sienta abrumado. Además, las fórmulas complicadas y los datos complejos pueden resultar difíciles de seguir y distraen al usuario del panorama general. Lo ideal sería diseñar su panel de control de modo que los hechos y cifras más esenciales se comuniquen claramente en el menor número de pasos posible.

Elija gráficos apropiados

Los gráficos y tablas proporcionan una forma clara y sencilla de mostrar datos en el panel. Al seleccionar gráficos para su panel, es importante elegir los que sean más apropiados para la información que intenta transmitir. Por ejemplo, los gráficos circulares son excelentes para mostrar desgloses, mientras que los gráficos de líneas son mejores para mostrar tendencias a lo largo del tiempo. Además, asegúrese de utilizar un estilo de gráfico coherente en todo el panel. Esto creará una apariencia general cohesiva, lo que facilitará al usuario la identificación de datos importantes.

• Elija gráficos que sean apropiados para los datos que intenta transmitir
• Utilice un estilo de gráfico coherente en todo el panel
• Mantenga el diseño del tablero ordenado y sin complicaciones
• Evite el exceso de gráficos, tablas y fórmulas.

Construya conjuntos de datos fáciles de usar

Al crear paneles de Excel, es esencial garantizar que los conjuntos de datos sean fáciles de usar. Esto incluye no sólo datos precisos y actualizados, sino también datos presentados en un formato claro y coherente. Al construir conjuntos de datos fáciles de usar, se deben tener en cuenta dos componentes clave: garantizar la cohesión y claridad de los datos y automatizar los cálculos de rutina.

Garantice la cohesión y claridad de los datos

La cohesión y claridad de los datos son fundamentales para crear un panel fácil de usar. Esto implica producir conjuntos de datos que incluyan todos los puntos de datos relevantes, presentados en un formato que sea fácil de entender y usar. Los datos deben organizarse en columnas y filas consistentes y los títulos relevantes deben indicarse claramente.

También es importante eliminar información innecesaria. Las celdas, columnas o filas no utilizadas deben eliminarse u ocultarse. Esto ayudará a que el panel sea más fácil de navegar y mantener, al mismo tiempo que simplificará la presentación de datos y permitirá cálculos más rápidos.

Automatizar cálculos de rutina

Al crear un panel de Excel, los cálculos deben automatizarse siempre que sea posible. Esto significa que los usuarios no tienen que realizar cálculos manualmente y pueden interpretar los datos inmediatamente. Dicha automatización también debería incluir garantizar que los datos se mantengan actualizados, vinculando los cálculos a los datos de origen.

Para paneles más grandes con múltiples usuarios, también es importante asegurarse de que los usuarios no puedan realizar cambios en los cálculos para evitar resultados inesperados. Esto ayuda a los usuarios a interpretar los datos con confianza, sin preocuparse por cómo se han obtenido los valores de una tabla o celda específica.

Utilice herramientas y funciones especiales

Microsoft Excel es una herramienta increíblemente poderosa y versátil para crear paneles de control sólidos y fáciles de usar. Además de las habilidades tradicionales con hojas de cálculo, existen varias formas de aprovechar herramientas y funciones especiales para crear un panel completo e impactante.

Utilice el autocompletar y funciones relacionadas

Las funciones avanzadas de autocompletar son beneficiosas para agilizar la entrada de datos y reducir los cálculos y búsquedas manuales. La función de autocompletar automático de Excel puede llenar celdas en una columna o en toda la fila con información relacionada. Por ejemplo, la función «Rellenar series» se puede utilizar para completar rápidamente una serie de fechas, como mes y año, en lugar de ingresar estos datos manualmente.

Aprovechar gráficos, tablas dinámicas y macros

Los cuadros y gráficos son una forma visual de comunicar información para paneles de control eficaces. Aprovechar las herramientas de creación de gráficos de Excel, incluidas las opciones 2D y 3D, facilita la creación de imágenes que mejoran la comprensión. Las tablas dinámicas se pueden utilizar para generar informes potentes a partir de grandes conjuntos de datos de forma rápida y eficiente.

Excel brinda la capacidad de programar macros de VBA en su panel para acelerar las tareas repetitivas. Escribir macros puede facilitar la entrada de datos, reducir errores y ahorrar tiempo. Además, Excel ofrece una serie de potentes fórmulas integradas que se pueden utilizar para crear paneles útiles.

Analizar eficazmente

Analizar los datos de forma eficaz es esencial para crear paneles de Excel sólidos y fáciles de usar. Al analizar los datos, los usuarios pueden identificar e interpretar tendencias, así como monitorear el desempeño a lo largo del tiempo. Por lo tanto, es importante que los usuarios puedan identificar de forma rápida y precisa las correlaciones y discrepancias que pueden afectar el proceso de toma de decisiones.

Identificar e interpretar tendencias

Al identificar e interpretar tendencias, los usuarios pueden obtener una mejor comprensión de sus datos y tomar decisiones mejor informadas. Para ello, los usuarios deben buscar patrones en sus datos que indiquen cambios en el rendimiento a lo largo del tiempo. También deben buscar valores atípicos que puedan indicar una actividad inusual o un resultado inesperado. Al detectar e interpretar tendencias, los usuarios pueden descubrir áreas que necesitan atención y tomar las medidas correctivas necesarias.

Supervisar el rendimiento a lo largo del tiempo

Monitorear el desempeño a lo largo del tiempo es esencial para analizar los datos de manera efectiva. Esto puede incluir el análisis de métricas clave como cifras de ventas, niveles de satisfacción del cliente o productividad de los empleados. Al estudiar el desempeño de estas métricas a lo largo del tiempo, los usuarios pueden identificar correlaciones y discrepancias que pueden proporcionar información valiosa e informar la toma de decisiones. Además, los usuarios también pueden comparar sus métricas de rendimiento con los estándares de la industria para evaluar su situación.

Para garantizar un análisis preciso, es importante que los usuarios sean conscientes de los errores comunes al analizar datos. Estos pueden incluir malas interpretaciones de los datos, suposiciones incorrectas o no considerar las tendencias a largo plazo. Al evitar estos errores y comprender las implicaciones de su análisis, los usuarios pueden asegurarse de que sus paneles de Excel sean efectivos y fáciles de usar.

Comparte y colabora

Asegurarse de que los equipos puedan colaborar eficazmente en los paneles de control es esencial para garantizar que la información precisa y actualizada se difunda en toda la organización. Se pueden seguir los siguientes pasos para asegurarse de que sea fácil lograrlo.

Publicar paneles interactivos

La publicación de paneles interactivos permite que varios usuarios vean las mismas métricas al mismo tiempo. Los cambios realizados en el panel por un usuario serán visibles para otros usuarios en tiempo real. Esto proporciona una forma eficaz para que los equipos colaboren en un proyecto y detecten problemas con los datos rápidamente.

Permitir múltiples usuarios

Permitir que varios usuarios accedan al panel también permite a los equipos configurar comprobaciones y alarmas automatizadas. Esto garantizará que cualquier anomalía en los datos se detecte rápidamente y que el equipo pueda tomar medidas para solucionar el problema. También puede ayudar a los equipos a garantizar que los datos estén actualizados y sean precisos.

Al invertir tiempo y recursos en la configuración de paneles de Excel sólidos y fáciles de usar, los equipos pueden asegurarse de poder colaborar y compartir información fácilmente de forma rápida y precisa. Además, puede ayudar a reducir posibles errores al permitir que los equipos detecten problemas rápidamente y tomen medidas correctivas.

Conclusión

Crear un panel de Excel sólido y fácil de usar puede ser una tarea desafiante. Requiere mucha planificación y una cuidadosa atención a los detalles. Si sigue los consejos esenciales descritos en esta publicación de blog, puede crear un panel de Excel eficaz que no solo se ve genial sino que también es fácil de usar.

Algunos de los consejos esenciales que se discutieron en esta publicación de blog son: crear un diseño de tablero bien estructurado, utilizar las herramientas de visualización adecuadas, como gráficos, crear etiquetas intuitivas y significativas, aplicarlas consistentemente al tablero, probar el tablero para usabilidad y accesibilidad, e implementar automatización para que el panel esté actualizado.

Los paneles de Excel pueden proporcionar una amplia gama de beneficios, incluida la provisión de una descripción general completa de los datos, la posibilidad de un análisis de datos potente y la ayuda a identificar tendencias y correlaciones ocultas. Si sigue estos consejos, puede asegurarse de que su panel de Excel brinde todos estos beneficios y más.