Los 10 mejores consejos para crear un panel de control en Excel

Introducción

Un panel de Excel es una herramienta de visualización de datos interactiva que permite a los usuarios ver, analizar e interpretar datos de múltiples fuentes conectadas y presentar información en tiempo real. Es una forma ideal de tomar decisiones basadas en datos con facilidad y precisión. Su representación visual de los datos a menudo facilita la interpretación de la información y la extracción de conclusiones significativas.

La creación de hipervínculos con otros conjuntos de datos ofrece ventajas adicionales, como la conexión directa de conjuntos de datos en un solo lugar, lo que facilita el mantenimiento y las actualizaciones y permite ver las relaciones entre los conjuntos de datos. Todo esto ayuda a aumentar la calidad de las decisiones y a reducir la cantidad de tiempo necesario para tomarlas.

En esta publicación del blog, analizaremos los 10 mejores consejos sobre el panel de Excel que pueden ayudarlo a aprovechar al máximo todas sus excelentes funciones. Analizaremos las mejores prácticas para navegar por el panel, optimizarlo para el rendimiento y personalizarlo con visualizaciones.

Trabajar con tablas

El uso de tablas es una de las características fundamentales del desarrollo de un Dashboard en Excel. Las tablas son útiles para organizar y mostrar grandes cantidades de datos que se pueden utilizar para crear visualizaciones potentes. Para aprovechar al máximo las tablas para su dashboard, hay algunos consejos que debe tener en cuenta.

Utilizando la estructura de la tabla

Al trabajar con tablas en Excel, es importante utilizar la estructura de la tabla de la forma más eficiente posible. La estructura de la tabla debe ser lógica, lo que facilita la interpretación de los datos y la realización de visualizaciones significativas. Utilizar la estructura de la tabla significa utilizar los encabezados de la tabla, las opciones de filtrado y dar formato a los datos de la tabla de forma adecuada.

Uso de los filtros de tabla

Los filtros de tabla son una excelente manera de manipular y organizar datos rápidamente con solo hacer clic en un botón. Los filtros se pueden usar para ordenar, agrupar y filtrar datos rápidamente, lo que le permite mostrar rápidamente solo los datos que son relevantes para su panel.

Combinación de tablas para obtener valores

La combinación de tablas es una excelente manera de aumentar el valor de su panel de control. Al combinar varias tablas, los usuarios pueden manipular y analizar datos rápidamente de manera significativa. Al combinar tablas, es importante utilizar la misma estructura y formato de las tablas para garantizar que los datos se muestren correctamente.

Manteniéndolo organizado

Un tablero bien organizado facilita que la audiencia comprenda los insights generados. Además, estos consejos ayudarán al profesional a mantener la precisión y la coherencia en la visualización de los datos en el tablero.

Utilice formato condicional

El formato condicional permite destacar los datos relacionados en función de los umbrales establecidos. Ayuda a resaltar los datos clave y hacerlos visualmente atractivos. Algunas de las funciones de formato condicional, como las barras de datos, las escalas de colores y los conjuntos de iconos, se pueden utilizar para mejorar las visualizaciones. Además, configurar una paleta de colores hará que el panel sea más atractivo visualmente.

Incorporar en diseños

El diseño del tablero en cuadrículas y diseños ayuda a la audiencia a comprender la relación entre los diferentes conjuntos de datos. Los tableros deben dividirse en partes según el contexto. Es importante colocar cada componente en el lugar correcto para que la audiencia pueda captar la información necesaria rápidamente. El uso de divisiones claras y diferenciadas en el tablero facilitará el flujo de trabajo.

Utilice gráficos y tablas

El uso de gráficos y tablas en el panel de control facilita la visualización. Un gráfico eficaz debe tener ejes X e Y claramente visibles y un título que explique con precisión el contenido del gráfico. Intente utilizar una combinación de diferentes gráficos para representar los datos de manera informativa. Además, asegúrese de utilizar etiquetas de datos y líneas de cuadrícula para una mejor visualización.

Mantenlo simple

A la hora de diseñar un panel de Excel, es importante que sea sencillo y no abrumar al usuario. Al utilizar un panel, el objetivo es mostrar fácilmente una gran cantidad de datos de una forma que se pueda entender a simple vista. A continuación, se ofrecen algunos consejos sobre cómo hacerlo sencillo:

Saber cuándo agregar o quitar

Al crear un panel de Excel, es importante pensar en los datos que se presentan. ¿Son necesarios todos los datos o hay algunos elementos que podrían eliminarse, como gráficos o cuadros que pueden distraer del objetivo principal? Es importante tener en cuenta la cantidad de datos que se muestran en el panel, ya que demasiada información puede resultar confusa o simplemente ocupar demasiado espacio.

No abrume al usuario

También es importante determinar cuáles son los datos más importantes y centrar el panel en ellos. Cuantos menos datos sean visibles, más fácil será para el usuario comprender lo que se muestra. Al crear un panel de Excel, también es importante que sea visualmente atractivo. Demasiados colores, cuadros, gráficos e ilustraciones pueden resultar abrumadores y dificultar la búsqueda de la información que se presenta.

Si se mantiene simple el panel de Excel, se puede hacer que sea mucho más fácil de usar y que los usuarios puedan encontrar rápidamente la información que buscan. Tenga en cuenta los siguientes consejos al crear un panel de Excel:

• Sepa cuándo agregar o eliminar datos para que el panel sea más fácil de usar.
• Concéntrese en los datos más importantes para evitar que el panel de control quede abarrotado.
• Mantenga el tablero visualmente atractivo limitando la cantidad de colores, gráficos e ilustraciones.

Utilice datos dinámicos

Para convertir sus hojas de cálculo en paneles de control sorprendentes, debe empezar por comprender los mejores métodos para producir datos dinámicos. Los datos dinámicos pueden permitirle mostrar información más actualizada y permitir que los elementos visuales se adapten fácilmente a diversas entradas. A continuación, se presentan dos opciones eficaces para crear paneles de control comprensibles y útiles.

Fórmulas de apalancamiento

Las fórmulas son una de las funciones más potentes de las hojas de cálculo. Permiten generar de forma rápida y dinámica información cuantitativa a partir de los datos. Si utiliza las fórmulas adecuadas en su panel, podrá ajustar fácilmente los gráficos y los elementos visuales para mostrar información actualizada sin necesidad de reconstruir constantemente el panel. Las fórmulas se pueden utilizar para generar información rápidamente e integrarla en gráficos, como un panel de margen de beneficio bruto.

Extracción automática de datos

Un método cada vez más popular para crear paneles dinámicos es utilizar API estándar o productos de integración basados ​​en la web como Zapier para “extraer” datos automáticamente. Este método elimina la necesidad de actualizar manualmente las hojas de cálculo cuando hay nueva información disponible, lo que permite realizar actualizaciones en tiempo real dentro del panel. Al extraer automáticamente los datos relevantes y mantener los elementos visuales dinámicos, puede crear paneles completos y actualizados con un mínimo esfuerzo.

6. Utilización de la personalización

Para aumentar la productividad de su próximo panel de Excel, existen varias formas de minimizar la cantidad de pasos necesarios para completar su tarea. En esta sección, le explicaremos dos herramientas que puede aprovechar para personalizar su panel.

a. Asignación de macros

El uso de macros en su Dashboard puede ahorrar tiempo y proporcionar coherencia en varios proyectos. Asignar macros en Excel es un proceso bastante sencillo. Para comenzar, abra Visual Basic en Excel y seleccione la macro que desea utilizar. Una vez que haya elegido la macro, haga clic en el botón “Asignar” para adjuntarla al Paso 1 de su Dashboard. Luego, guarde el libro de trabajo y asegúrese de que la macro aparezca en la lista de opciones del Paso 1.

b. Utilización de atajos

Los atajos pueden ayudar a que el proceso de creación de paneles sea más fácil y rápido. En Excel, hay muchos atajos de teclado que se pueden aprovechar y aquí se incluye una lista de algunos de los más populares:

• Ctrl + C – Copiar
• Ctrl + V – Pegar
• Ctrl + O – Abrir
• Ctrl + S – Guardar
• Ctrl + P – Imprimir
• Ctrl + Z – Deshacer
• Ctrl + Y – Redo
• Ctrl + F – Buscar
• Ctrl + A – Seleccionar todo
• Ctrl + B – Negrita

Al utilizar atajos, puede minimizar la cantidad de tiempo que lleva completar su Tablero y concentrar más tiempo en el análisis.

Conclusión

Con estos 10 consejos, ya está listo para crear un panel de Excel que simplificará y optimizará la recopilación y organización de datos de su organización. Los paneles pueden ayudarlo a responder preguntas rápidamente y, al mismo tiempo, visualizar los datos de una manera que no era posible en el pasado. Puede integrar datos de múltiples fuentes y crear gráficos interactivos para obtener información valiosa.

Cómo crear un panel de control que funcione

Ya sea que esté creando un panel desde cero o transformando una hoja de cálculo existente, un objetivo general debe ser crear un panel que sea fácil de usar y que funcione para todos. Asegúrese de seleccionar el diseño y las entradas correctos para cada una de sus visualizaciones. Valide la precisión y la coherencia de los datos que se ingresan en el panel y utilice recursos como tutoriales, foros de ayuda y guías en línea para obtener asistencia. Esto puede ayudarlo a aprovechar al máximo su panel de Excel.

Revise siempre y manténgase actualizado

Por último, recuerda revisar siempre tus paneles de control y mantenerte actualizado. Una excelente manera de mantenerte motivado y encaminado es establecer un cronograma y apuntar a cumplir ciertos objetivos. Cada vez que revises tu panel de control, asegúrate de que la entrada de datos, los cálculos y las variables estén actualizados. Si algo no funciona correctamente, corrige el error lo antes posible.